نحوه نگارش نامه استعفا + نمونه نامه استعفا

نحوه نگارش نامه استعفا

نوشتن نامه های اداری از قبیل درخواست همکاری، بازگشت به کار، نامه استعفا و ... دارای آیین نگارش اداری خاصی می باشد که بعضا افراد بدلیل عدم آشنایی با نحوه نگارش آن، دچار مشکل می شوند. متن این قبیل نامه ها بسیار اهمیت دارد چرا که نحوه نگارش باید بقدری صراحت داشته باشد، که مخاطب نیز بتواند بصورت شفاف و صریح پاسخ نامه را بدهد.

هدف از نگارش نامه استعفا صرفا اطلاع رسانی به کارفرما یا مدیرعامل نمی باشد بلکه کارمند یا کارگر میتواند از این نامه به عنوان فرصتی جهت ایجاد روابط و نوشتن یادداشتی با مضمون مثبت استفاده نماید. نوشتن نامه استعفا، کاری بسیار حرفه‌ای می باشد که کارمند یا کارگر با این اقدام به صورت رسمی مدیر یا مجموعه را در جریان قرار می‌دهد مبنی بر اینکه به زودی قرار است شغل خود را ترک نماید و آنها بر این اساس فرصت خواهند داشت جایگزینی برای انجام مسئولیت‌های کارمند یا کارگر پیدا نمایند.

توصیه می گردد که قبل از نگارش نامه استعفا حتما یک جلسه خصوصی با مدیر مجموعه تان تنظیم نمایید و دلایل استعفای خود را شفاها به اطلاع ایشان رسانیده و در ادامه به وسیله ارسال نامه یا ایمیل قصدتان را بصورت رسمی اعلام نمایید.

مطلب مرتبط: نکات مهم در تنظیم قرارداد کار موقت یا قرارداد کار با مدت معین

نگارش نامه استعفا

هر شخصی ممکن است در روند انجام امور و وظایف خود در محل کار، بنا به هر علتی اعم از مشکلات شخصی، خانوادگی، تغییر شغل و ... اقدام به استعفا نماید بنابراین موظف است که در ابتدا نامه استعفای خود را تقدیم نماید. بنابراین این اتفاق ممکن است که برای هر کسی رخ دهد و می بایست با نحوه نگارش نامه های اداری آشنا شوند چرا که نگارش این قبیل نامه ها دارای اصول و قواعدی است که باید رعایت گردد.

امروزه این قبیل نامه ها از طریق نرم افزار اتوماسیون اداری صورت می پذیرد و مطابق با شیوه نامه اداری داخلی سازمانها تنظیم شده و وارد گردش کار می شود. نگارش نامه استعفا از اهمیت بسیاری برخوردار است چرا که باید درک صحیحی از مطلب به مخاطب انتقال دهد. اختصار و وضوح کلام بسیار اهمیت دارد و هم چنین انتخاب لحن مناسب و کاملا مودبانه نیز می بایست مدنظر قرار گیرد.

جهت تنظیم و نگارش نامه استعفا می بایست سلسله مراتب ذیل رعایت گردد:

آغاز نامه با نام و یاد خدا در ابتدای صفحه شروع نموده و در مرحله بعد نام مخاطب نامه و سازمان مربوطه را نگارش نمایید و مشخصات کارمندی و شماره پرسنلی و سمت خود را وارد نموده، سپس متن اصلی استعفا و دلایل خود را با حفظ احترام، ذکر نمایید. نوشتن تاریخ خروج از شرکت بسیار ضروری می باشد چرا که به مدیر منابع انسانی اجازه داده میشود تا برای آینده زودتر تصمیم بگیرند.

همچنین در انتهای نامه سمت چپ، نام و نام خانوادگی خود با درج امضاء ذکر نمایید. طبق یک چارچوب و قاعده کلی میتوان اینگونه بیان نمود که متن تمامی نامه های اداری، شامل مقدمه، متن درخواست و نتیجه می باشد که حتما در ابتدا با یاد و نام خدا آغاز میگردد و در انتهای نامه نیز با تشکر و احترام، خاتمه می یابد.

بیشتر بخوانید: نمونه قرارداد کار

در ذیل یک نمونه از متن نامه استعفا در یک چارچوب کلی اشاره می گردد:

بنام خدا

مدیر عامل محترم شرکت ...

با سلام و عرض ادب

احتراما اینجانب ... به شماره ملی ... که در شرکت جنابعالی با سمت ... از تاریخ ... الی ... مشغول بکار بوده ام، بنا به دلایل شخصی/ کاری مراتب استعفای خود را از تاریخ ... اعلام می دارم. در طول مدت همکاری بنده با شرکت جنابعالی، بسیار از رهنمود ها و توصیه ها بهره مند گردیده ام و امید دارم که حضور اینجانب نیز برای شرکت، مثمر ثمر بوده باشد.

فلذا از جنابعالی خواهشمند است دستور فرمایید در صورت صلاحدید نسبت به این مورد اقدامات لازم مبذول گردد. پیشاپیش از حسن توجه حضرتعالی کمال تشکر را دارم.

با تشکر و تجدید احترام - نام و نام خانوادگی - امضاء