هر هیات بعد از تشکیل در هر شهرستان موظف است با صدور یک نوبت آگهی موجودیت خود را با تعیین حوزه عمل و محل استقرار در روزنامه محلی و کثیرالانتشار و الصاق آگهی در معابر حوزه عمل و ابلاغ به متصدیان مساجد محل اعلان نماید.
تبصره 1- معترض به تشخیص منابع ملی شده (یا قائممقام قانونی وی) اعتراضیه خود را در فرمهای مخصوص تنظیم و همراه با مدارک و مستندات لازم به دبیرخانه هیات مستقر در اداره منابع طبیعی مربوطه تسلیم و رسید دریافت مینماید (معترض موظف است نشانی دقیق جهت ابلاغ اوراق و دعوتنامه و سایر مکتوبات را در برگ اعتراضیه قید و در صورت تغییر نشانی جدید خود را کتباً به دبیرخانه مذکور اطلاع دهد.).
تبصره 2- سازمان جنگلها و مراتع کشور و ادارات کل منابع طبیعی نیز میتوانند به منظور اعاده منابع طبیعی ناشی از نحوه اجرای قانون ملی شدن جنگلها و ماده 56 قانون حفاظت و بهرهبرداری از جنگلها و مراتع و اصلاحات بعدی که به موجب آن منابع ملی و انفال در سهم اشخاص حقیقی و یا حقوقی قرار گرفته است اعتراض خود را به دبیرخانه هیات جهت اقدامات لازم تسلیم نمایند.
تبصره 3- سازمان جنگلها و مراتع کشور دفتر ثبت اعتراضنامه و اوقات - ثبت آراء و همچنین فرم اعتراضنامه و قبض رسید آن را به تعداد کافی تهیه نموده و از طریق ادارات منابع طبیعی در اختیار هیئتها قرار میدهد. قبض رسید اعتراضنامه سه نسخهای است و شماره مسلسل دارد و شماره قبوض و تعداد آنها و نام اداره منابع طبیعی تحویل گیرنده در موقع در دفتر مخصوص ثبت میشود.
تبصره 4- اعتراضنامه تنظیمی از جانب معترض و مستندات ارائه شده حداکثر ظرف ده روز توسط مسئول دبیرخانه هیات مورد بررسی قرار گرفته و در صورت تکمیل بودن بر اساس تاریخ دریافت اعتراضنامه (به جز مواردی که به تشخیص مدیرکل منابع طبیعی استان باید با رعایت اولویت خارج از نوبت رسیدگی شود) با تعیین وقت رسیدگی در دستور کار هیات قرار میگیرد.
تبصره 5- در صورتی که اعتراضنامه و یا مدارک ارائه شده دارای نواقصی باشند ظرف مدت مذکور در تبصره فوق اخطار رفع نقص از سوی دبیرخانه به عنوان معترض با تعیین مهلت معقول جهت رفع نقص (بین 5 تا 10 روز) صادر میگردد. در صورتی که معترض ظرف مهلت مقرر نسبت به تکمیل مدارک و رفع نقص اقدام ننماید اعتراضنامه به همان نحو همراه با گزارش مسئول دبیرخانه جهت تصمیمگیری در دستور کار هیات قرار میگیرد.
تبصره 6- اعتراضات وارده در دفتر ثبت اعتراضنامه ثبت میشود این دفتر مجلد، نخیکشی و پلمپ و صفحات آن شماره شده و مجموع صفحات در صفحه اول و آخر با تمام حروف قید و توسط مسئول دبیرخانه هیات یا نماینده وی امضا و مهر میشود.