در موقعی که اداره ثبت قطعه یا بخشی را برای ثبت عمومی در نظر می‌گیرد باید پیش‌نویس آگهی ماده 9 قانون ثبت را تهیه و برای نمونه (امضاء) و انتشار به اداره کل ثبت بفرستد و در ضمن این مدت بایستی وسائل مقدمات توزیع اظهارنامه را از انتشار آگهی ماده 10، در محل و تهیه پلاک از مرکز و غیره در نظر گرفته که در موقع مقرر بتواند نماینده در محل حاضر شده و تاخیری در کار پلاک ‌کوبی و توزیع اظهارنامه نشود.

در قراء و قصبات خورده مالک قبل از شروع به عملیات ثبت عمومی لازم است نماینده عمل به وسائل مقتضی از قبیل جار و غیره مالکین را مطلع و با اطلاع کدخدا و ریش سفیدان قریه را به ‌بخش‌های معینی که حدود طبیعی داشته باشد تقسیم و اسامی و سایر مشخصات مالک و ملک را در کتابچه یا صورت مجلس نوشته به نمونه (امضاء) کدخدا و ریش سفیدان برساند و بعد به شماره‌گذاری و توزیع اظهارنامه شروع کند و نماینده مامور توزیع اظهارنامه باید دقیقاً مراقبت کند که اظهارنامه‌ها با صورت مجلس فوق‌الذکر کاملا تطبیق نموده و در صورت مزبور کلیه قطعات با مشخصات و معروفیت آنها و اسامی مالکین که معرفی می‌شوند و حدود اربعه آن ذکر گردد و شماره و نوع املاک و اسامی مالکین در دفتر توزیع اظهارنامه نوشته شود و در روی اظهارنامه نیز که به مالکین و در صورت غیبت آنها به مستاجر یا کدخدای محل تسلیم و در دفتر توزیع اظهارنامه رسید داده می‌شود شماره ملک و مشخصات آن یادداشت و به نمونه (امضاء) نماینده مربوطه برسد.

در املاک شهری و مستغلات نیز پس از تعیین بخشی که مورد ثبت عمومی واقع می‌شود شماره‌‌گذاری و توزیع اظهارنامه طبق مواد بالا به استثنای جار و صورت مجلس که مخصوص املاک مزروعی خورده مالک است به عمل خواهد آمد.

در مستغلات برای هر ملک یک شماره و در املاک مزروعی نیز برای قراء و مزارع شش دانکی [شش دانگی] یک شماره اصلی منظور می‌شود و در صورتی‌که مزرعه مشتمل بر قطعات مفروز و اعیانی و غیره باشد برای هر قسمت یک شماره فرعی از همان شماره اصلی منظور خواهد شد.

چنانچه پس از شماره‌گذاری املاک هر قطعه یا بخشی معلوم شود که ملکی از قلم افتاده آخرین شماره آن بخش برای آن اختصاص داده می‌شود و اگر ملکی پس از شماره‌گذاری مفروزاً به قطعاتی تقسیم شد برای هر یک از قطعات شماره فرعی از همان شماره اصلی منظور خواهد شد مثلاً از شماره 5 اصلی 5/1 5/2 5/3

برای سرعت جریان باید قطعات ثبت عمومی کوچک انتخاب شود.

در مورد کاروانسرا و امثال آن که دارای حجرات متعدده است در صورتی‌که متعلق به یک نفر یا مشاعاً متعلق به اشخاص باشد یک شماره و در صورتی‌که حجرات مالک جداگانه داشته باشد برای هر یک شماره مستقلی منظور خواهد شد.

هر بخشی که به ثبت عمومی گذارده می‌شود قنوات آن بخش هم باید جزء سایر املاک برای ثبت عمومی منظور و آخرین نمره آن بخش به قنوات داده شود و در اظهارنامه و دفتر توزیع اظهارنامه و آگهی‌ها نیز شماره و اسم قنوات و مبدء و مظهر آن قید شود. هرگاه قنات از متعلقات ملک است و جداگانه مورد معامله واقع نمی‌شود تابع اصل ملک بوده و شماره مستقلی لازم ندارد.

در موقع توزیع اظهارنامه در قراء مامورین عمل به وسائل مقتضی در محل رسیدگی نموده پس از تشخیص اینکه اعیانی قریه متعلق به رعایا می‌باشد تعیین شماره فرعی نموده و از روی شماره ردیف در دفتر توزیع اظهارنامه وارد و به مالکین اعیانی اظهارنامه می‌دهد- به مالکین عرصه هم پس از تعیین سهام آن ها اظهارنامه توزیع می‌نماید سپس اظهارنامه‌ های مالکین اعیانی و عرصه را جداکانه [جداگانه] با اخذ حق‌الثبت از هر یک از آنها تنظیم و قبول می‌نماید در موقع تنظیم آگهی ابتداء عرصه و بعداً اعیانی به اسم مالکین آگهی می‌شود در صورتی‌که اختلافی بین مالکین عرصه و اعیانی پیدا شود باید بدواً به مدارک و قبالجات و بنچاق مالکین اصل مزرعه و عرصه مراجعه شود چنانچه مدارک مالکین عرصه حاکی است که اعیانی‌ها متعلق به آنان بوده و رعایا مدرکی برای مالکیت خود از طرف مالک یا مالکین قعلی [فعلی] یا قبلی ندارند درخواست ثبت را باید از مالک عرصه و ده پذیرفته و رعایا معترض شناخته شوند و چنانچه مدارک مالکیت مالکین قراء و قصبات حکایتی از اعیانی‌ها ندارند یا رعایا مدارکی بر مالکیت خود دارند حق درخواست ثبت با رعایا است.

نسبت به درخواست‌های ثبتی که قبلا شده و نسبت باعیانی‌های آن که تشریفات این نظامنامه به عمل نیامده چنانچه در موقع تعیین حدود مالکین عرصه اعیانی را برای رعایا گواهی نماید یا قبلاً بطور کلی گواهی کرده باشند باید برای اعیانی‌ها شماره فرعی منظور درخواست ثبت پذیرفته آگهی نموده.

در مورد املاکی که قبلاً درخواست ثبت شده و تعیین حدود به عمل آمده و مالکین حق رعایا را نسبت به اعیانی با اسامی معین قید و گواهی نموده اند و آگهی هم شده است با دریافت حق‌الثبت و مخارج از صاحبان اعیانی و تعیین حدود آن می‌توان در دفتر املاک ثبت و سند مالکیت صادر نمود.

املاکی که در جریان ثبت عادی بدون قید حق اعیانی برای رعایا به ثبت رسیده و بعداً در ثبت عمومی رعایا اظهارنامه داده‌اند چون سابقاً ملک ثبت شده و جریان ثبت عمومی موردی نداشته این قبیل پرونده‌ها باید برای رای مقتضی به هیئت نظارت احاله شود.

در مورد املاک مشاع اگر بعضی مالکین نسبت به اعیانی‌ها حق را گواهی کرده و بعضی گواهی نکرده اند نسبت به اعیانی از رعایا اظهارنامه پذیرفته شده و مالکین که حق مزبور را گواهی نکرده اند معترض شناخته می‌شوند.

(اصلاحی 27-04-1339)- در موقع توزیع اظهارنامه یک نفر ارزیاب با نماینده همراه خواهد بود که بهای املاک را تعیین و صورت آن را به اداره ثبت تسلیم نماید و نسبت به املاکی که قبلا درخواست ثبت شده و هنوز سند مالکیت صادر نشده در ضمن جریان توزیع اظهارنامه آن بلوک یا موقع صدور سند مالکیت بایستی ارزیابی شود و در صورت اختلاف راجع به ارزش ملک بین درخواست‌کننده و ارزیاب چنانچه ارزش ملک تعیینی ارزیاب کمتر از مبلغ نامبرده در اظهارنامه باشد همان مبلغ اظهار شده مالک مناط والّا طبق ارزش تعیینی ارزیاب حق‌الثبت گرفته می‌شود و چنانچه مالک بارزیابی ارزیاب تسلیم نشود به هزینه خود او ارزیاب دیگری مرضی‌الطرفین یا بقید قرعه از بین سه نفر ارزیاب طرف اعتماد اداره تعیین و ارزیابی می‌شود.

ملاک ارزش رقبات موقوفه برای اخذ حق الثبت و هزینه مقدماتی ده برابر درآمد سالیانه موقوفه مورد تقاضای ثبت خواهد بود و نسبت به رقباتی که درآمد سالیانه ندارد و یا درآمد سالیانه آن رقبات متناسب استعداد ملک نمی‌باشد حق الثبت و هزینه مقدماتی بر مبنای ارزشی که اداره کل اوقاف در مرکز و ادارات اوقاف در شهرستان‌ها از طریق کارشناسی برای موقوفه معین می‌نماید اخذ خواهد گردید.

حق الثبت و هزینه مقدماتی در موارد مذکور به اقساط مناسبی که هر سال با نظر اداره کل اوقاف و موافقت اداره ثبت در بودجه موقوفه منظور می‌گردد وصول خواهد شد ولی در هر حال تسلیم سند موکول به پرداخت کلیه اقساط و تصفیه حساب پرورنده ثبتی موقوفه می‌باشد.

تبصره 1 (الحاقی 08-11-1380)- چنانچه متقاضی ثبت قبل از ثبت ملک در دفتر املاک بخواهد معامله نماید در پاسخ پرسش نامه دفاتر اسناد رسمی برای معامله باید مبلغ وصولی حق الثبت تعیین و به دفترخانه اعلام شود تا مابه التفاوت بقایای ثبتی ملک را براساس قیمت منطقه بندی دریافت و به حساب مربوطه واریز نماید.

تبصره 2 (الحاقی 08-11-1380)- در مواردی که پس از ثبت و صدور سند مالکیت مالک برای گرفتن سند مالکیت به اداره ثبت مراجعه ننماید و در مقام معامله برآید طبق تبصره فوق رفتار شود.

(اصلاحی 08-11-1380)- هرگاه نسبت به قسمتی از ملکی به نحو مشاع و یا مفروز اظهارنامه پذیرفته شده نسبت به بقیه سهام بر خلاف اظهارنامه اولی اظهارنامه پذیرفته نخواهد شد در صورت توافق مالکین مطابق آن عمل می‌گردد و چنانچه قبلاً اظهارنامه هم به عنوان مشاع و هم مفروز پذیرفته شده صدور سند مالکیت موکول به رفع اختلاف در دادگاه است.

قلم‌خوردگی و کسر و اضافه کردن در مندرجات اظهارنامه ممنوع و اگر توضیحی لازم باشد باید صریحاً ذکر شده و به نمونه (امضاء) متصدی مربوطه (نماینده تنظیم اظهارنامه) و مستدعی ثبت برسد. تخلف از مقررات این ماده موجب مسئولیت شدید خواهد بود.