پذیرش زندانی یا متهم بازداشتی، از هنگامی آغاز می‌شود که وی به موجب برگ قرار یا محکومیت لازم‌الاجرا به وسیله مأمور صلاحیت‌دار با کارت شناسایی رسمی، به مؤسسه معرفی شود. برگ بازداشت یا محکومیت هر یک از متهمان یا محکومان باید ضمن ثبت در سامانه، به صورت جداگانه صادر شود و در آن علاوه بر درج امضاء و مهر مقام قضایی رسیدگی‌کننده، باید مشخصات کامل زندانی شامل نام و نام خانوادگی، نام پدر، شهرت، جنس، سن، شماره شناسنامه، شماره ملی، شماره گذرنامه یا ویزای تبعه خارجی، وضعیت تأهل، دین و مذهب، تابعیت، میزان تحصیلات، شغل، وضعیت ظاهر جسمانی، نشانی محل سکونت و کدپستی آن، جرم موضوع اتهام یا محکومیت، درجات قانونی و قضایی مجازات تعزیری، نوع و میزان قرار تأمین، شماره قرار یا حکم و تاریخ آن، میزان مجازات و محکومیت مالی، تاریخ شروع بازداشت، روزهای بازداشت قبلی و سوابق کیفری و ساعت تحویل زندانی به مأمور، ذکر شود.

تبصره- پذیرش زندانی در مؤسسه از ساعت 8 لغایت 22 انجام می‌پذیرد.

در خصوص زندانیانی که وفق قوانین و مقررات از سوی شعب بدوی و تجدیدنظر سازمان تعزیرات حکومتی یا بازرس کل استان، به مؤسسه معرفی و اعزام می‌شوند. برگ اعزام باید حسب مورد به مهر و امضای رئیس شعبه رسیدگی‌کننده و یا بازرس قضایی، رسیده باشد.

در مواردی که نام و نام خانوادگی، نام پدر، نوع اتهام، شماره و تاریخ برگ بازداشت یا محکومیت، نوع و میزان قرار یا محکومیت به صورت کامل به سامانه سجازا ارسال نشود و یا به دلیل قلم خوردگی یا لاک گرفتگی مخدوش باشد و همچنین در مواردی که برگ معرفی بدون مهر یا امضای مقام قضایی یا مرجع قانونی صلاحیت‌دار باشد و امکان پیگیری و رفع نقص فوری فراهم نباشد، در آن صورت مؤسسه باید ضمن خودداری از پذیرش فرد، علت عدم پذیرش را منعکس کند. چنانچه فرد معرفی شده مجهول‌الهویه باشد. عدم ذکر مشخصات هویتی مانع پذیرش نخواهد بود و مؤسسه و مقام قضایی باید به هر نحو ممکن مشخصات دقیق را به دست آورده و در سوابق ثبت کنند. در مواردی که برگ قرار یا محکومیت از طریق شبکه ارتباطی بین مراجع قضایی و مؤسسه ارسال می‌شود، اوراق مذکور باید حاوی مشخصات کامل زندانی با مهر و امضای الکترونیکی مقام قضایی بازداشت‌کننده باشد و رونوشتی از آن در اختیار مأمور بدرقه قرار گیرد.

مدیرکل زندان‌های هر استان فهرست مراجع صلاحیت‌دار قانونی که به موجب قوانین مجاز به معرفی اشخاص به مؤسسه‌های کیفری هستند را به مراکز و مسئولان محلی مربوط و مؤسسه‌های تابعه اعلام می‌کند و همچنین میزان فضای آزاد یا ظرفیت پذیرش مؤسسه‌های استان را به صورت برخط و با رعایت ملاحظات امنیتی در اختیار رئیس کل دادگستری استان و مراکز و فناوری اطلاعات سازمان قرار می‌دهد.

در ابتدای ورود متهم یا محکوم به مؤسسه، ابتدا تحت نظارت افسر نگهبان، بازرسی کامل بدنی انجام و وسایل ممنوع و اشیای قیمتی و وجه نقد، ضمن عکسبرداری و تنظیم صورتجلسه و ثبت در سامانه، اخذ و سپس رسید وسایل و همچنین کارت اعتباری در اختیار وی قرار می‌گیرد تا در محدوده مقررات و ضوابط مؤسسه، در طول مدت حبس یا بازداشت، بتواند از فروشگاه‌های داخل مؤسسه، مایحتاج خود را تهیه کند. وجوه باقی‌مانده در کارت اعتباری هنگام آزادی زندانی به وی مسترد می‌شود. چنانچه در زمان آزادی زندانی پرداخت وجه امکان‌پذیر نباشد، بانک عامل موظف است در کلیه شعب خود در سراسر کشور، با درخواست زندانی آزاد شده، باقی‌مانده موجودی حساب بانکی وی در مؤسسه را مسترد و یا در اسرع وقت و حداکثر ظرف مدت چهل و هشت ساعت، این وجوه را به شماره حسابی که زندانی هنگام پذیرش اعلام کرده است واریز کند.

در خصوص اشیاء و لوازم همراه زندانی به شرح زیر اقدام می‌شود:

الف- تحویل به یکی از بستگان یا آشنایان زندانی به درخواست وی و با ثبت صورت‌مجلس در دفاتر نگهبانی، انبار مؤسسه و پرونده زندگی؛

ب- ارسال از طریق پست یا به هر وسیله مطمئن دیگری برای بستگان زندانی به درخواست کتبی و با پرداخت هزینه توسط وی و اقدام به بسته‌بندی و لاک و مهر مرسوله و تنظیم صورت‌مجلس و ذکر مشخصات و محتویات و اخذ اثر انگشت زندانی توسط مؤسسه و تأیید مراتب توسط مسئول امور نگهبانی و انبارداری؛

پ- نگهداری اسناد اشیاء و لوازم شخصی و قیمتی زندانی در محلی غیر از مؤسسه مانند صندوق امانات و یا توسط بانک‌ها یا بخش خصوصی طرف قرارداد و تفاهم با مؤسسه، به درخواست کتبی زندانی و پرداخت هزینه توسط وی و پس از موافقت رئیس مؤسسه، منوط به آن که تحویل، ارسال و یا نگهداری لوازم زندانی در مکانی غیر از مؤسسه فاقد منع قانونی باشد یا به دستور کتبی مقام قضایی یا قانونی مربوط منع نشده باشد؛

ت- در غیر از موارد فوق، مسئول اموال زندانیان مکلف به دریافت وسایل و امانت‌های زندانی و تنظیم و ارائه رسید در سه نسخه برای تسلیم به زندانی، درج در پرونده و نگهداری در صندوق یا کیسه پلمپ شده اموال و همچنین مکلف به نگهداری مناسب وسایل و امانت‌ها است تا در هنگام آزادی یا انتقال یا مرخصی، با اخذ رسید به وی مسترد شود. ثبت اموال زندانی برابر فرم ابلاغی سازمان انجام می‌شود. واحد مذکور مجهز به دوربین مداربسته بوده و موظف به ارائه خدمات مستمر است.

بازرسی بدنی و همچنین بازرسی از لوازم همراه زندانی هنگام ورود و خروج از مؤسسه و آسایشگاه الزامی است و این بازرسی و تحویل لوازم باید در اتاقی مجهز به دوربین و توسط مأموران حفاظت فیزیکی آموزش دیده هم‌جنس و تا حد امکان با استفاده از تجهیزات الکترونیکی صورت گیرد. بازرسی بدنی بدون لباس یا بازرسی مواضع داخلی بدن متهمان و محکومان ممنوع است. مگر در صورت ضرورت به تشخیص مسئول بخش پذیرش و مشروط به انجام آن در خلوت، بدون وجود دوربین و توسط کارکنان آموزش‌دیده و با رعایت اصول اخلاقی و موازین بهداشتی.

هنگام تحویل زندانی به مؤسسه، وضعیت ظاهری و جسمانی وی کنترل و در فرم رسید زندانی درج می‌شود. فرم رسید پس از پذیرش زندانی، با ذکر تاریخ و ساعت تحویل در سه نسخه تهیه و یک نسخه آن حضوراً به مأمور بدرقه تحویل، یک نسخه در پرونده زندانی درج و نسخه دیگر به مرجع قضایی مربوط ارسال می‌شود. در صورت داشتن بیماری حاد یا شرایط جسمانی وخیم یا هرگونه جراحت و صدمه بدنی، ناتوانی، خال‌کوبی، علائم ویژه و ویژگی‌های غیرطبیعی در بدن زندانی، مراتب در صورت جلسه ثبت می‌شود و در صورت وجود آثار ضرب و جرح و صدمه جدی و یا طرح ادعایی از سوی متهم یا محکوم در این خصوص، پیش از پذیرش ضمن گرفتن عکس از آثار صدمات و جراحات، به بهداری مؤسسه معرفی، معاینه و مراتب صورت‌جلسه می‌شود و به امضا و اثر انگشت مأمور بدرقه می‌رسد و موارد بلافاصله به نحو مکتوب به رئیس مؤسسه گزارش می‌شود تا ضمن ثبت موضوع، به مرجع قضایی ذی‌ربط نیز اعلام شود.

(اصلاحی 29-10-1400)- به همراه زندانی مجروح، مصدوم و بیمار که از بیمارستان ترخیص و برای پذیرش به مؤسسه معرفی می‌شود، باید خلاصه پرونده پزشکی نیز تحویل شود. در صورت لزوم مراجع قضایی ذی‌ربط مراکز درمانی و بیمارستانی را مکلف به تحویل می‌کنند. زندانی واجد بیماری حاد یا شرایط جسمانی وخیم و یا مجروح و یا مصدوم بر حسب نظر پزشک مؤسسه یا مسئول واحد بهداشت و درمان مؤسسه که نیازمند مراقبت‌های پزشکی، درمانی و بیمارستانی است، تا زمان تثبیت وضعیت و بهبودی پذیرش نمی‌شود و توسط ضابطان مربوط به مرکز درمانی معرفی و مراتب بلافاصله به مرجع قضایی مربوط منعکس می‌شود.

به محض ورود متهم یا محکوم به بخش پذیرش، اطلاعات هویتی و قضایی وی به صورت سیستمی از سامانه سمپ به سامانه مؤسسه ارسال و برای تهیه کارت شناسایی داخلی از وی عکسبرداری می‌گردد و سپس نماینده مرکز تشخیص هویت نیروی انتظامی مستقر در مؤسسه، ضمن عکس‌برداری و احراز هویت از زندانی (محکوم)، ترجیحاً با استفاده از روش‌های نوین و مناسب مانند روش‌های الکترونیک و زیست‌سنجی (بیومتریک) و انگشت‌نگاری از تمامی انگشتان هر دو دست و به صورت الکترونیکی به عمل می‌آورد و متعاقباً نسخه دیجیتال تهیه شده نهایی قابل رؤیت و دسترسی در سامانه سجازا، اداره کل عفو و بخشودگی و سجل کیفری قوه قضاییه و مرکز تشخیص هویت ناجا می‌باشد.

تبصره 1- انگشت‌نگاری از «متهمان»، ممنوع است مگر این‌که از طریق شماره ملی یا راه‌کار مشابه مانند استفاده از روش‌های نوین و مناسب و شیوه‌های مدرن مانند روش‌های الکترونیک و زیست‌سنجی (بیومتریک) احراز هویت ممکن نباشد. در صورت محکومیت متهم و پس از ابلاغ رای محکومیت یا وصول برگ اعلام محکومیت، اعم از قطعی و غیرقطعی، محکومٌ‌علیه از بازداشتگاه حسب مورد به یکی از مؤسسه‌های کیفری منتقل و در مرحله پذیرش، انگشت‌نگاری می‌شود.

تبصره 2- در صورتی که متهم یا محکوم فاقد کارت ملی هوشمند باشد، مؤسسه هماهنگی‌های لازم را با اداره ثبت احوال به منظور ثبت نام و دریات کارت ملی هوشمند انجام می‌دهد.

نیروی انتظامی به صورت مستمر نسبت به استقرار مأموران تشخیص هویت در مؤسسه اقدام می‌کند. نماینده تشخیص هویت نیروی انتظامی مستقر در مؤسسه، پس از بررسی‌های لازم در صورت داشتن سابقه زندانی یا شناسایی هویت واقعی وی، مراتب را حداکثر ظرف یک هفته به مؤسسه و به مرجع قضایی ذی‌ربط اعلام می‌کند. در صورت انگشت‌نگاری زندانی و وصول محکومیت جدید برای وی، مؤسسه باید بدون اقدام به انگشت‌نگاری مجدد، مراتب را ضمن ثبت در سامانه زندان، جهت درج در سوابق سجل کیفری، به مرکز تشخیص هویت نیروی انتظامی اعلام نماید.

زندانی مکلف است هنگام ورود مشخصات هویتی و شماره ملی خود را به واحد پذیرش ارائه دهد و رئیس مؤسسه پس از احراز هویت، مراتب را به مرجع ذی‌ربط اعلام می‌کند. زندانی همچنین باید مشخصات، نشانی و شماره تماس حداقل یک نفر از بستگان یا آشنایان خود را اعلام کند تا در موارد ضروری با وی تماس گرفته شود.

پس از اتمام مرحله پذیرش، به منظور تشکیل پرونده وضعیت، شناسایی بیماری‌های حاد و یا واگیردار، شناخت شخصیت و وضعیت جسمی و روانی، بررسی علل ارتکاب جرم و فراهم شدن مقدمات طبقه‌بندی، زندانی و یا متهم بازداشتی، حداقل به مدت یک هفته و حداکثر سه هفته، در بخش «تشخیص» نگهداری می‌شود.

تبصره 1- در ابتدای ورود به بخش «تشخیص»، زندانی مجدداً مورد بازرسی بدنی قرار می‌گیرد و اقلام ضروری از قبیل لباس زیر، دو تخته پتوی مناسب، حوله متوسط دست و استحمام، مسواک و خمیردندان، شامپو و صابون، یک جفت دمپایی، تحویل وی می‌شود. در این بخش، استحمام و تعویض لباس الزامی است.

تبصره 2- به منظور تسهیل در سازگاری با محیط و راهنمایی زندانی در بدو ورود، استقرار حداقل یک مددکار اجتماعی یا روان شناس و یک مددکار قضایی در بخش تشخیص الزامی است. رئیس مؤسسه تأمین امکانات لازم در واحد تشخیص و همچنین در بازداشتگاه‌ها را در اولویت قرار می‌دهد و امکان تماس تلفنی متهم یا زندانی با خانواده و وکیلش را به صورت رایگان و شبانه‌روزی طی 48 ساعت اول، فراهم نماید.

تبصره 3- در اجرای تبصره ماده 226 قانون آیین دادرسی کیفری، در بخش تشخیص، تمهیدات لازم برای دسترسی متهم بازداشتی به افرادی که وی برای یافتن کفیل با تودیع وثیقه معرفی می‌کند، فراهم می‌شود. همچنین در صورت اعتراض به اصل قرار، حسب مورد مراتب به مرجع صادرکننده قرار یا قاضی کشیک اعلام می‌شود.

در بخش «تشخیص» در اسرع وقت زندانی یا متهم بازداشتی برای بررسی مقدماتی، توسط پزشک و روانشناس مؤسسه مورد معاینه و مصاحبه قرار می‌گیرد و در صورت لزوم به تشخیص پزشک با روان‌شناس مؤسسه برای بررسی تکمیلی و تخصصی مورد آزمایش های پزشکی، روان پزشکی و آزمون‌های روان‌شناسی قرار می‌گیرد و وضعیت سلامت جسمی و روانی، علائم حیاتی، قد، وزن، بیماری فعلی، سوابق بیماری‌های قبلی، داروهای مصرفی، احتمال ابتلا به بیماری‌های مسری، واکسیناسیون، پوست و مو، دهان و دندان، بینایی، شنوایی و موارد حساسیت (آلرژی)، نوع ناتوانی، وضعیت بارداری و سایر شاخص‌های پزشکی و روان‌کاوی مطابق ضوابط، بررسی و در پرونده سلامت زندانی ثبت و شرایط مناسب و ایمن برای نگهداری زندانی ناتوان یا بیمار فراهم می‌گردد و در صورت لزوم نسبت به مراقبت‌های پزشکی، درمان بیماری و یا پیشگیری از هرگونه عوارض سوء اقدام می‌شود.

تبصره 1- هرگاه بنا بر نتایج بررسی‌ها و مستندات بدست آمده، برای پزشک یا روان‌شناس مؤسسه، مشخص گردد که زندانی دارای ناتوانی، بیماری جسمی یا روانی است و نگهداری زندانی ناتوان در محیط مؤسسه، همراه با مخاطرات جسمی و روانی برای او یا دیگر زندانیان باشد یا شرایط مناسب و ایمن برای اقامت زندانی ناتوان فراهم نباشد و یا حبس موجب تشدید و یا تأخیر در بهبودی بیماری زندانی می‌گردد و یا چنانچه بیماری به نحوی است که مانع اجرای حبس باشد و مداوای زندانی در خارج از مؤسسه ضروری بوده یا امیدی به بهبودی بیمار نباشد، مراتب فوراً به رئیس مؤسسه اعلام می‌گردد تا در اسرع وقت به قاضی اجرا و مرجع قضایی مربوط گزارش شود و مطابق مقررات مواد 502 و 522 قانون آیین دادرسی کیفری اتخاذ تصمیم و اقدام مقتضی صورت گیرد.

تبصره 2- در موارد فوری (اورژانسی)، زندانیان بیمار به دستور مسئول واحد بهداشت و درمان و اجازه رئیس مؤسسه یا جانشین آن‌ها به بیمارستان و مراکز درمانی خارج از مؤسسه انتقال می‌یابند و موضوع در اسرع وقت به قاضی اجرا اطلاع داده می‌شود.

مددکاران اجتماعی در دوره تشخیص، در مورد پیشینه خانوادگی، تحصیلی، حرفه‌ای، اطلاعات مذهبی، علمی و مهارتی زندانی تحقیق کرده و ضمن تکمیل اطلاعات پرونده مربوط، راجع به وضعیت وی اظهارنظر می‌کنند.

رئیس مؤسسه یا با تفویض وی، مسئول واحد امور قضایی یا مسئول بخش تشخیص، روزانه در ابتدای وقت اداری یا زندانیان تازه وارد ملاقات می‌کند و با تفهیم حقوق و تکالیف زندانیان اعم از ضوابط امنیتی، بهداشتی، رفاهی و انضباطی، نظام‌های اعتباری، امتیازی و مالی، شرایط و شیوه طبقه‌بندی و برخورداری از ارفاق‌های قانونی، شیوه مشارکت در برنامه‌های اصلاح و تربیت و اشتغال و شیوه ثبت و پیگیری درخواست، اعتراض و گزارش در سامانه‌های مربوط را به نحو فردی یا گروهی و متناسب با وضعیت تحصیلی و سنی به آن‌ها آموزش می‌دهد. همچنین در دوره تشخیص از طرق مختلف مانند نمایش فیلم، نصب بنر، تهیه و توزیع جزوه‌های آموزشی مشتمل بر خلاصه آیین‌نامه سازمان، مقررات و حقوق و تکالیف زندانیان، در اختیار گذاشتن امکانات مخابراتی (تلفن‌های گویای مشاوره قضایی با همکاری مرکز وکلا و مشاوران خانواده قوه قضاییه و یا کانون وکلای دادگستری در قالب انعقاد تفاهم‌نامه)، آموزش و آگاه‌سازی زندانیان به طور مستمر انجام می‌گیرد.

هر مؤسسه با ثبت و به‌روزرسانی اطلاعات لازم در «سامانه جامع اطلاعات زندانیان» برای هر زندانی یا مددجو سه پرونده اصلی تحت عناوین «پرونده وضعیت»، «پرونده رفتاری» و «پرونده نظارتی» تهیه می‌نماید. «پرونده وضعیت» مشتمل بر بخش‌های فرعی و تخصصی زیر است که در بخش «پذیرش و تشخیص» تشکیل و متعاقباً تکمیل می‌گردد:

الف- «پرونده اجرای احکام» با مسئولیت واحد امور قضایی مؤسسه:

ب- «پرونده شخصیت» با مسئولیت واحد بهداشت و درمان؛

پ- «پرونده سلامت» با مسئولیت واحد بهداشت و درمان؛

ت- «پرونده مددکاری اجتماعی» شامل بخش‌های مالی، خانوادگی، اجتماعی، آموزشی، شغلی و مهارتی، با مسئولیت واحد اصلاح و تربیت.

تبصره- پرونده‌های فوق باید در مرحله پذیرش و تشخیص به صورت الکترونیکی توسط کارشناسان ذی‌صلاح واحد ذی‌ربط تشکیل گردد و تا زمانی که زیرساخت فنی مناسب، برای سامانه الکترونیکی پرونده‌های مذکور فراهم نشده باشد، الزاماً باید پرونده‌ها به صورت کاغذی تهیه و نگهداری شود در هر حال پرونده اجرای احکام به دو صورت الکترونیکی و کاغذی تهیه می‌گردد؛