اداره ثبت اسناد و املاک محل موظف است پس از وصول نقشه، با همکاری نماینده و نقشهبردار مربوط و نمایندگان ادارات راه و شهرسازی و بنیاد مسکن انقلاب اسلامی در روستاها ظرف یک ماه و در شهرها ظرف دو ماه نسبت به تنظیم صورتمجلس تفکیکی (حاوی حدود، مساحت قطعات و مشخصات اشخاصی که تصرفات مالکانه دارند و نحوه تصرفات موجود) اقدام نمایند.
تبصره 1- املاک مشمول قانون املاکی هستند که در محدوده مصوب شهرها و روستاهای مشمول بر اساس طرحهای هادی یا جامع قرار داشته و برای آنها کاربری تعریف شده و منطبق بر طرحهای مصوب باشد و اطراف آنها حداقل دو متر دیوار توسط مالک با رعایت مقررات و ضوابط مربوط احداث شده و تصرفات مالکانه و بلامعارض آن حسب مورد به تشخیص ادارات راه و شهرسازی و بنیاد مسکن انقلاب اسلامی احراز شده باشد.
تبصره 2- در صورتی که نقشه ارسالی اختلاف جزئی مانند شماره پلاک و نام اشخاص دارای تصرفات مالکانه و شماره پلاک مجاورین، داشته باشد با موافقت رئیس اداره ثبت اسناد و املاک محل اصلاحات لازم در نقشه اعمال و چنانچه حدود و ابعاد و مساحت قطعات ارائه شده با محلی تطبیق نداشته باشد ظرف یک هفته نقشه مربوط برای اصلاح به مراجع یادشده اعاده میشود.
تبصره 3- چنانچه نسبت به قطعه یا قطعاتی که هنگام نقشهبرداری کلی محدوده مصوب روستا یا شهر به دلیل عدم احراز تصرفات مالکانه و یا عدم ایجاد حدفاصل و یا موارد دیگر، اقدامی صورت نگرفته باشد، در صورت درخواست صدور سند مالکیت، سازمان راه و شهرسازی و بنیاد مسکن انقلاب اسلامی حسب مورد موظفند پس از بررسی در صورت رفع موانع، اراضی مزبور را نقشهبرداری و پس از درج قطعه در نقشه تفکیکی اصلی و تعیین اشخاصی که تصرف مالکانه دارند، نقشه و پرونده را جهت صدور سند مالکیت به اداره ثبت اسناد و املاک محل ارسال نمایند.