ثبت اسناد اختیاری است مگر در موارد ذیل:
۱- کلیه عقود و معاملات راجع به عین یا منافع املاکی که قبلا در دفتر املاک ثبت شده باشد.
۲- کلیه معاملات راجع به حقوقی که قبلا در دفتر املاک ثبت شده است.
در نقاطی که اداره ثبت اسناد و املاک و دفاتر اسناد رسمی موجود بوده و وزارت عدلیه مقتضی بداند ثبت اسناد ذیل اجباری است:
۱- کلیه عقود و معاملات راجعه به عین یا منافع اموال غیر منقوله که در دفتر املاک ثبت نشده.
۲- صلحنامه و هبه نامه و شرکت نامه.
سندی که مطابق مواد فوق باید به ثبت برسد و به ثبت نرسیده در هیچ یک از ادارات و محاکم پذیرفته نخواهد شد.
وظایف مسئولین دفاتر از قرار ذیل است:
۱- ثبت کردن اسناد مطابق مقررات قانون.
۲- دادن سواد مصدق از اسناد ثبت شده به اشخاصی که مطابق مقررات حق گرفتن سواد دارند.
۳- تصدیق صحت امضا.
۴- قبول و حفظ اسنادی که امانت می گذارند.
هرگاه مسئول دفتر در هویت متعاملین یا طرفی که تعهد می کند تردید داشته باشد باید دو نفر از اشخاص معروف و معتمد حضوراً هویت آنان را تصدیق نموده و مسئول دفتر مراتب را در دفتر ثبت و به امضای شهود رسانیده و این نکته را در خود اسناد قید نماید.
در مورد ماده فوق شاهدی که یکطرف از اصحاب معامله را معرفی مینماید نمی‌تواند معرف طرف دیگر باشد.
وقتی که مسئول دفتر نتواند به وسیله شهود معروف و معتمد هویت اشخاص را معین کند باید از ثبت نمودن سند امتناع نماید.
مسئول دفتر نمی‌تواند اسنادی را که به منفعت خود یا کسانیکه در تحت ولایت یا وصایت و یا قیمومت او واقعند یا با او قرابت نسبی تا درجه چهارم یا سببی تا درجه سوم دارند و یا در خدمت او هستند ثبت نماید.
در مواقعی که مسئول دفتر به واسطه مرض و امثال ان از انجام وظیفه معذور است عمل ثبت به عهده مسئول دفتر دیگری که در ان حوزه ماموریت دارد واگذار خواهد شد در مورد ماده ۵۳ اگر مسئول دفتر منحصر بفرد باشد مشارالیه با حضور امین صلح و مدعی‌العموم محل یا نماینده او سند را ثبت خواهد کرد.
مسئول دفتر باید نمره و تاریخ ثبت را با تعیین دفتری که سند در ان ثبت شده در روی هر سندی که ثبت می‌شود قید کرده و بامضای خود معضی و بمهر دائره ثبت برساند.
اسناد باید حرف بحرف از اول تا اخر متن و حاشیه سجل و ظهر ثبت شود.
مسئول دفتر نباید معاملات اشخاصی را که مجنون یا غیر رشید یا بنحوی دیکر از انحاء قانونی ممنوع از تصرف هستند ثبت نماید مگر اینکه معامله به وسیله قائم مقام قانونی اشخاص مزبور واقع شود.
شهود باید موثق باشند علاوه بر این ورقه هویت (سجل احوال) خود را ارائه دهند
شهادت اشخاص ذیل پذیرفته نخواهد شد:
۱- غیر رشید یا محجور
۲- کور یا گنگ
۳- اشخاص ذی نفع در معامله
۴- خدمه مسئول دفتر
۵- خدمه اصحاب معامله
مسئول دفتر ثبت نباید اسناد راجع به معاملاتی را که مدلول ان مخالفت صریح با قوانین موضوعه مملکتی داشته باشد ثبت نماید.
هرگاه طرفین معامله یا شهود زبان فارسی را ندانند و مسئول دفتر نیز زبان آن ها را نداند اظهارات آنها به وسیله مترجم رسمی ترجمه خواهد شد.
ترتیب تعیین مترجمین رسمی و میزان حقی که برای ترجمه و تصدیق ترجمه و سوادبرداری از نقشه و تصدیق صحت سواد نقشه اخذ می‌شود به موجب نظامنامه از طرف وزارت عدلیه معین خواهد شد.
تراشیدن و پاک کردن و الحاق کردن بهر نحوی از انحاء در دفاتر ثبت اسناد و املاک ممنوع است کلیه الحاقات و انچه که بجای کلمات تراشیده شده و یا در محل پاک شده نوشته می‌شود از درجه اعتبار ساقط خواهد بود.
طرفین معامله یا وکلای آنها باید ثبت سند را ملاحظه نموده و مطابقت ان ثبت با اصل سند به توسط مشارالیهم و مسئول دفتر ثبت تصدیق گردد. در مورد اسنادی که فقط برای یک طرف ایجاد تعهد مینماید تصدیق و امضای طرف متعهد کافی خواهد بود.
در صورتی که طرفین معامله و یا یکی از آنها کور یا کر و گنگ بیسواد باشند علاوه بر معرفین هر یک از اشخاص مزبوره باید به معیت خود یک نفر از معتمدین خود را حاضر نماید که در موقع قرائت ثبت و امضای ان حضور بهم رسانند مگر اینکه بین خود معرفین کسی باشد که طرف اعتماد آنها است. معتمد مزبور در مورد اشخاص کر و گنگ باید از جمله اشخاصی باشد که بتواند به آنها به اشاره مطلب را بفهماند. در مورد این ماده، مراتب در سندی که ثبت می‌شود و در ستون ملاحظات دفتر باید قید کردد.
امضای ثبت سند پس از قرائت آن بتوسط طرفین معامله یا وکلای آنها دلیل رضایت آنها خواهد بود.
در موقعی که معامله راجع باشخاص بیسواد است علاوه بر معرفین حضور یکنفر مطلع باسواد نیز که طرف اعتماد شخص بیسواد باشد لازم است مکر در صورتی که بین خود معرفین شخص باسوادی باشد که طرف اعتماد شخص بیسواد است.
ثبت سند باید برای شخص بیسواد قرائت شده و این قرائت و همچنین رضایت مشارالیه باید در دفتر ثبت قید و از طرف معتمد امضاء گردد معامله کننده بیسواد نیز باید علامت انگشت خود را ذیل ثبت سند بگذارد.
هرگاه سندی بواسطه تقصیر یا غفلت مسئول دفتر از اعتبار افتاده باشد مسئول مذکور باید علاوه بر مجازات های مقرره از عهده کلیه خسارات وارده نیز براید.
هرگاه بر طبق شرایط مقرربین طرفین و با اطلاع مراجع ثبت احد متعاملین معامله را فسخ و یا متعهدی تعهد خود را انجام دهد و طرف مقابل حاضر نبوده یا نشود مراجع مزبور پس از ملاحظه قبض صندوق اداره ثبت حاکی از ودیعه گذاردن مورد معامله در صورتی که عبارت از وجه نقد یا مال منقول دیگر باشد و پس از تامین حقوق طرف مقابل در غیر این صورت مراتب را در دفتر قید و بطرف اخطار مینماید که حق خود را اخذ و‌برای باطل نمودن ثبت حاضر کردد.
جهت اخذ مشاوره، می توانید به بخش مشاوره حقوقی مراجعه نمایید.
درخواست مشاوره