گواهی امضا چیست و چگونه می‌توان آن را اخذ نمود؟

مفهوم حقوقی گواهی امضا

بنابر موازین و مقررات قانونی موجود، گواهی امضاء در زمره یکی از خدمات مهم در دفاتر اسناد رسمی می‌باشد که علی‌القاعده نقش اطمینان‌بخشی را در انتساب امضای اشخاص در اسناد عادی تنظیمی میان آنان ایفا می‌نماید. گواهی امضا به برگه‌ای اطلاق می‌گردد که به موجب آن امضای فردی ذیل یک سند عادی توسط سردفتر اسناد رسمی تایید و تصدیق می‌شود (مستند به بند 3 ماده 49 قانون ثبت اسناد و املاک اساساً یکی از وظایف سردفتران، تصدیق و تنظیم گواهی امضا می‌باشد.). ذکر این نکته حائز اهمیت است که به دلالت ماده 1286 قانون مدنی اسناد بر دو نوع رسمی و عادی می‌باشند. اسنادی که در اداره ثبت اسناد و املاک یا دفاتر اسناد رسمی و یا در نزد مامورین رسمی در حدود صلاحیت ایشان تنظیم می‌گردد، سند رسمی می‌باشند (وفق ماده 1287 قانون مدنی). لازم به توضیح است که به جز اسناد فوق‌الاشاره، الباقی اسناد، عادی می‌باشند. سزاوار توجه است که گواهی امضا صرفاً در خصوص اسناد عادی تنظیم می‌گردد و در ارتباط با اسناد رسمی کاربردی ندارد. فلذا در بسیاری از معاملات و یا روابط حقوقی فی‌مابین افراد، بعضاً مشاهده می‌گردد که ایشان در جهت شناسایی و تایید اصالت امضای خود ذیل اسناد عادی تنظیمی، از نهادی بنام گواهی امضا استفاده می‌نمایند. هرچند که اخذ گواهی امضا منتج به رسمی شدن سند عادی تنظیمی میان اشخاص نمی‌شود لکن تنظیم آن دارای فواید متعددی بوده که زمینه‌ساز جلوگیری از بروز اختلافات حقوقی میان افراد خواهد شد. در مقاله حاضر که توسط گروه وکلای عدالت سرا تحریر یافته است سعی می‌گردد به تفصیل در ارتباط با گواهی امضا و نحوه اخذ آن پرداخته شود.

بیشتر بخوانید: متن گواهی عدم حضور در دفترخانه

نحوه اخذ گواهی امضا

همانگونه که فوقاً نیز بیان گردید، گواهی امضا به برگه‌ای اطلاق می‌گردد که حاوی تایید و تصدیق امضای امضاءکننده ذیل یک سند عادی است که توسط سردفتر اسناد رسمی صادر می‌شود. جهت اخذ گواهی امضا متقاضی می‌بایست ضمن حضور در یکی از دفاتر اسناد رسمی از سردفتر تقاضای صدور گواهی امضا نماید. سردفتر پس از بررسی مدارک متقاضی و احراز امضای وی، اقدام به صدور گواهی امضا می‌نماید و پس از امضای خود، با مهر دفترخانه آن را ممهور نموده و به متقاضی تسلیم می‌نماید. شایان ذکر است که مطابق با ماده 20 قانون دفاتر اسناد رسمی و کانون سردفتران و دفتریاران، در هر یک از دفاتر اسناد رسمی، دفتری وجود دارد بنام دفتر گواهی امضا که این دفتر صرفاً جهت تصدیق امضای سند اسناد عادی تنظیم می‌گردد. فی‌الواقع در تعریف دفتر گواهی امضا می‌توان اینگونه بیان نمود که مطابق با بند 5 ماده 1 آیین‌نامه قانون ثبت املاک و هم‌چنین مواد 19 و 20 قانون دفاتر اسناد رسمی و کانون سردفتران و دفتریاران، یکی از دفاتری که هر دفترخانه لازم است تهیه، تنظیم و نگهداری نماید، دفتر گواهی امضاء می‌باشد. دفتر گواهی امضاء، دفتری است در ابعاد 20 در 34 سانتیمتر که به صورت پلمپ شده از اداره ثبت محل توسط دفاتر خریداری گردیده و هر صفحه آن دارای خطوط افقی و شش ستون اعم از ستون شماره ترتیب، ستون تاریخ، ستون نوع نوشته‌ای که امضاء ذیل آن گواهی می‌شود، ستون مختص شرح، معرفی و محل امضای طرفین، ستون مربوط به عین گواهی که در سند نوشته شده است و ستون مربوط به نمونه امضاء صاحب سند که در این ستون امضاء یا اثر انگشت درخواست‌کننده اخذ می‌گردد.

یکی از نکات مهمی که در خصوص گواهی امضا می‌بایست بدان اشاره گردد آن است که مستنبط از ماده 36 آیین‌نامه قانون دفاتر اسناد رسمی و کانون سردفتران و دفتریاران و هم‌چنین ماده 65 همان آیین‌نامه، اخذ گواهی امضا صرفاً مختص اسناد عادی غیرمالی بوده و سردفتر اختیار صدور گواهی امضا در ارتباط با اسناد مالی که در آن منجزاً پرداخت وجه نقد از طرف امضاکننده تعهد و یا امضاء شده است و هم‌چنین در خصوص اسنادی که موضوع گواهی امضا عین یا منفعت مال غیرمنقول و یا سهام شرکت‌های ثبت شده است را نخواهد داشت. لازم به توضیح است در صورتی که سردفتر اقدام به صدور گواهی امضا در خصوص اوراقی نماید که تعهد آن مالی است، مطابق با بند پ ماده 65 آیین‌نامه قانون دفاتر اسناد رسمی و کانون سردفتران و دفتریاران، به انفصال موقت از سه ماه تا شش ماه محکوم خواهد شد.

بیشتر بخوانید: اظهار انکار یا تردید نسبت به سند ابرازی چگونه است؟

آثار حقوقی اخذ گواهی امضا

علی‌الاصول اخذ و صدور گواهی امضا دارای آثار متعددی می‌باشد که در ذیل به برخی از آنها اشاره می‌گردد:

الف) با احراز اصالت امضای امضاکننده سند عادی توسط سردفتر اسناد رسمی، دیگر امکان انکار امضاء توسط امضاکننده وجود ندارد.

ب) هرچند که سندی که مطابق با آن گواهی امضا صادر می‌شود، هم‌چنان از منظر ماهیتی یک سند عادی است لکن از منظر اثبات و احراز اصالت امضا نسبت به اسناد عادی دیگری که فاقد گواهی امضا می‌باشند، دارای رُجحان است.

ج) بعضاً مشاهده می‌گردد که برخی از بانک‌ها، شرکت‌ها و ... جهت پذیرش برخی از درخواست‌ها از افراد گواهی امضا مطالبه می‌نمایند تا از این طریق نسبت به هویت امضاکننده سند اطمینان بیشتری حاصل نمایند.

امیدواریم مطالب برای شما مفید بوده باشد. در صورت مفید بودن، مقالات را با دوستان خود به اشتراک بگذارید و با امتیاز دادن به آنها، ما را در جهت بهبود و تولید هر چه بیشتر مطالب یاری فرمایید. همچنین می‌توانید نظرات یا سوالات خود را در بخش دیدگاه‌ها مطرح نمایید در صورت امکان در اسرع وقت به سوالات شما پاسخ داده خواهد شد.