هر تاجری به استثنای کسبه جزء مکلف است دفاتر ذیل یا دفاتر دیگری را که وزارت عدلیه به موجب نظامنامه قائم‌مقام این دفاتر قرار‌ میدهد داشته باشد:

۱) دفتر روزنامه.

۲) دفتر کل.

۳) دفتر دارائی.

۴) دفتر کپیه.

تفسیر ماده ۶ قانون تجارت:

1- مهم ترین تفاوت کاسب جزء با تاجر در معنای کامل آن را باید معافیت ایشان از نگهداری دفاتر تجاری دانست.

2- به موجب بند ۳ ماده ۵۴۲ قانون تجارت، در صورت ناقص بودن دفاتر تاجر ورشکسته یا وجود بی ترتیبی در آن ممکن است ورشکستگی از نوع "به تقصیر" اعلان شود.

3- از جمله آثار رد دفاتر قانونی در امور مالیاتی عدم توجه به دفاتر و تشخیص علی الراس میزان درآمد است.

دفتر روزنامه دفتری است که تاجر باید همه روزه مطالبات و دیون و داد و ستد تجارتی و معاملات راجع به اوراق تجارتی (‌از قبیل خرید و‌ فروش و ظهرنویسی) و بطور کلی جمیع واردات و صادرات تجارتی خود را به هر اسم و رسمی که باشد و وجوهی را که برای مخارج شخصی خود ‌برداشت می کند در آن دفتر ثبت نماید.

تفسیر ماده ۷ قانون تجارت:

1- دفتر روزنامه، نخستین و مهمترین دفتر تجاری به شمار می رود.چراکه این دفتر اساس تنظیم سایر دفاتر و پرکاربردترین دفتر آن محسوب می شود.

2- از لحاظ علم حسابداری اقلامی که در دفتر روزنانه ثبت می شود جزء حساب های دفتر کل نبوده، بلکه فقط به منزله یادداشتی است که بعداً معاملات در دفتر کل ثبت شود.

3- دفتر روزنانه موضوع ماده ۶ قانون تجارت را در علم حسابداری "دفتر روزنامه عمومی" می نامند.

4- دفتر روزنامه از دو ویژگی و اثر برخوردار است: نخست اثر داشتن چنین دفتری اطلاع تاجر از وضعیت روزمره خود و جلوگیری از بروز مشکلات مالی برای بنگاه تجاری است. دومین اثر به رابطه اشخاص در صورت ورشکستگی تاجر و شرکت تجاری باز می گردد.

دفتر کل دفتری است که تاجر باید کلیه معاملات را لااقل هفته یک مرتبه از دفتر روزنامه استخراج و انواع مختلفه آن را تشخیص و جدا ‌کرده هر نوعی را در صفحه مخصوصی در آن دفتر به طور خلاصه ثبت کند.

تفسیر ماده ۸ قانون تجارت:

1- دفتر کل همان دفتر هفتگی عملیات شرکت می باشد.

2- دفتر کل فقط شامل یک دفتر است، لکن غالباً حجم کار ایجاب می کند که دفتر کل به چند دفتر مجزا تقسیم شود که معمولاً به شرح ذیل تقسیم می شود: دفتر کل خرید، دفتر کل فروش، دفتر کل عمومی، دفتر کل خصوصی.

3- برخی از انواع حساب ها و معاملاتی که در دفتر کل ترتیب داده می شود عبارت اند از: حساب سرمایه، حساب خرید، حساب فروش، حساب برداشت شخصی، حساب دستمزد، حساب هزینه های متفرقه، حساب اسناد دریافتی، حساب اجاره محل و ... .

دفتر دارائی دفتری است که تاجر باید هر سال صورت جامعی از کلیه دارائی منقول و غیرمنقول و دیون و مطالبات سال گذشته خود را ‌به ریز ترتیب داده در آن دفتر ثبت و امضاء نماید و این کار باید تا پانزدهم فروردین سال بعد انجام پذیرد.

تفسیر ماده 9 قانون تجارت:

دفتر دارایی برای ثبت و ضبط داد و ستدهای بنگاه و گردش پول به حساب های بنگاه به همراه صورت دارائی های منقول و غیرمنقول و نیز سیاهه ای از دیون و مطالبات در یک سال به کار می رود.

دفتر کپیه دفتری است که تاجر باید کلیه مراسلات و مخابرات و صورت حساب های صادره خود را در آن به ترتیب تاریخ ثبت نماید.

‌تبصره– تاجر باید کلیه مراسلات و مخابرات و صورت‌ حساب های وارده را نیز به ترتیب تاریخ ورود مرتب نموده و در لفاف مخصوصی ضبط کند.

تفسیر ماده 10 قانون تجارت:

دفتر کپیه یا اندیکاتور دفتری است که تاجر نامه نگاری های خود را در آن ثبت و ضبط می کند.

دفاتر مذکور در ماده ۶ به استثناء دفتر کپیه قبل از آنکه در آن چیزی نوشته شده باشد به توسط نماینده اداره ثبت (‌که مطابق نظامنامه ‌وزارت عدلیه معین می شود) امضاء خواهد شد. برای دفتر کپیه امضاء مزبور لازم نیست ولی باید اوراق آن دارای نمره ترتیبی باشد. در موقع تجدید ‌سالیانه هر دفتر مقررات این ماده رعایت خواهد شد.

حق امضاء از قرار هر صد صفحه یا کسور آن دو ریال و به علاوه مشمول ماده (۱۳۵) قانون ثبت اسناد است.

دفتری که برای امضاء به متصدی امضاء تسلیم می شود باید دارای نمره ترتیبی و قیطان کشیده باشد و متصدی امضاء مکلف است‌ صفحات دفتر را شمرده در صفحه اول و آخر هر دفتر مجموع عدد صفحات آنرا با تصریح به اسم و رسم صاحب دفتر نوشته با قید تاریخ امضاء و دو‌ طرف قیطان را با مهر سربی که وزارت عدلیه برای این مقصود تهیه می نماید منگنه کند. لازم است کلیه اعداد حتی تاریخ با تمام حروف نوشته شود.

کلیه معاملات و صادرات و واردات در دفاتر مذکوره فوق باید به ترتیب تاریخ در صفحات مخصوصه نوشته شود، تراشیدن و حک کردن و همچنین جای سفید گذاشتن بیش از آنچه که در دفترنویسی معمول است و در حاشیه و یا بین سطور نوشتن ممنوع است و تاجر باید تمام آن‌ دفاتر را از ختم هر سالی لااقل تا ده سال نگاهدارد.

تفسیر ماده ۱۳ قانون تجارت:

۱- به موجب ماده ۱۲۹۷ قانون مدنی "دفاتر تجارتی در موارد دعوای تاجری بر تاجر دیگر در صورتیکه دعوی از محاسبات و مطالبات تجارتی حاصل شده باشد، دلیل محسوب می شود مشروط بر اینکه دفاتر مزبوره مطابق قانون تجارت تنظیم شده باشند."

۲- قانون تجارت برای تجاری که از سیستم مکانیکی یا الکترونیکی استفاده می کنند، درباره نحوه دفترداری مقرراتی وضع نکرده است لکن آیین نامه اجرایی ماده ۹۵ قانون مالیات های مستقیم در ماده ۱۸ مقررات خاصی برای این دسته از مودیان پیش بینی کرده است.

دفاتر مذکور در ماده ۶ و سایر دفاتری که تجار برای امور تجارتی خود بکار می برند در صورتی که مطابق مقررات این قانون مرتب شده ‌باشد بین تجار، در امور تجارتی سندیت خواهد داشت و در غیر اینصورت فقط بر علیه صاحب آن معتبر خواهد بود.

تفسیر ماده ۱۴ قانون تجارت:

1- برای آنکه تاجر بتواند از ارزش حقوقی دفاتر تجاری به سود خود بهره ببرد وجود شرایط ذیل الزامی می باشد:

الف- دعوی باید میان تجار باشد و هر دو طرف تاجر باشند. لذا چنانچه یک بنگاه تجاری بخواهد به دفاتر تجاری خود علیه شخص غیرتاجر استناد نماید، دادگاه نمی تواند آن را به عنوان دلیل بپذیرد. حتی اگر دفاتر تجاری مطابق مقررات تنظیم و مرتب شده باشند.

ب- دومین شرط قابلیت استناد تاجر به دفاتر تجاری خود بر علیه تاجر دیگر، مرتب بودن آن دفتر و تنظیم آن مطابق قانون تجارت است.

ج- سومین شرط تجاری بودن اختلاف میان دو تاجر است. لذا اگر موضوع مورد اختلافی که در محکمه طرح شده است ناشی از معاملات غیر تجاری باشد، تاجر نمی تواند به دفتر تجاری خود جهت اثبات ادعا علیه تاجر دیگر استناد نماید.

2- به موجب ماده ۱۲۸۱ قانون مدنی "قید دین در دفتر تجار، به منزله اقرار کتبی است." لازم به ذکر است عدم ذکر دین در دفتر تجاری به معنی عدم وجود آن نیست.

3- به موجب ماده 1297 قانون مدنی "دفاتر تجارتی در موارد دعوای تاجری علیه تاجر دیگر، در صورتی که دعوا از محاسبات و مطالبات تجارتی حاصل شده باشد، دلیل محسوب می شود، مشروط بر اینکه دفاتر مزبوره مطابق قانون تجارت تنظیم شده باشند."

تخلف از ماده ۶ و ماده ۱۱ مستلزم دویست تا ده هزار ریال جزای نقدی است. این مجازات را محکمه حقوق راساً و بدون تقاضای ‌مدعی‌العموم می‌ تواند حکم بدهد و اجرای آن مانع اجرای مقررات راجع به تاجر ورشکسته که دفتر مرتب ندارد نخواهد بود.

جزای نقدی مندرج در این بند به موجب مصوبه هیات وزیران مورخ ۱۳۹۹/۱۲/۲۵ به ۱۰.۰۰۰.۰۰۰ تا ۶۰.۰۰۰.۰۰۰ ریال تعدیل یافته است.