ولادت هر طفل در ایران اعم از این که پدر و مادر طفل ایرانی یا خارجی باشند باید به نماینده یا مامور ثبت احوال اعلام شود و ولادت اطفال ایرانیان مقیم خارج از کشور به مامور کنسولی ایران در محل اقامت و اگر نباشد به نزدیکترین مامور کنسولی و یا سازمان ثبت احوال کشور اعلام شود.

ولادت واقع در ایران به وسیله نماینده یا مامور ثبت احوال و ولادت واقع در خارج از کشور به وسیله ماموران کنسولی ایران در دفتر ثبت کل وقایع به ثبت می‌رسد. در این دفتر اطلاعات زیر قید می‌شود: (اصلاحی مصوب ۱۳۶۳/۱۰/۱۸)

۱- ساعت، روز، ماه، سال و محل ولادت، استان، شهرستان، بخش، دهستان (‌شهر، روستا) و تاریخ ثبت آن.

۲- نام و نام خانوادگی صاحب سند و جنس.

۳- نام و نام خانوادگی و شماره شناسنامه یا پروانه اقامت و یا گذرنامه و محل صدور شناسنامه یا پروانه اقامت و یا گذرنامه و محل اقامت پدر و مادر.

۴- نام و نام خانوادگی و محل اقامت و شماره شناسنامه و محل صدور شناسنامه و نسبت اعلام‌کننده در صورتی که غیر از پدر و مادر صاحب سند‌ باشد.

۵- نام و نام خانوادگی و شماره شناسنامه و محل صدور شناسنامه و محل اقامت گواهان.

۶- نام و نام خانوادگی و امضاء نماینده یا مامور و مهر ثبت احوال.

۷- شماره و سری برگ مخصوص دفتر ثبت کل وقایع.

۸- محل مخصوص ثبت و شماره کلاسمان آثار انگشتان صاحب سند.

۹- محل مخصوص ثبت خلاصه اطلاعات راجع به ازدواج، طلاق و یا وفات همسر.

۱۰- محل مخصوص ثبت شماره مسلسل و سری شناسنامه‌های صادره.

۱۱- محل مخصوص ثبت خلاصه اطلاعات راجع به اولاد.

۱۲- محل مخصوص ثبت وفات.

۱۳- محل توضیحات.

تبصره (اصلاحی 1363/10/18)- پس از ثبت ولادت اگر طفل ایرانی باشد شناسنامه صادر و تسلیم می‌گردد و اعلامیه برای ثبت واقعه در دفتر ثبت کل وقایع صفحه مخصوص پدر و مادر به اداره ثبت احوال محل صدور شناسنامه آنان فرستاده می‌شود و در صورتی که طفل خارجی باشد گواهی ولادت صادر و تسلیم می‌گردد.

برای هر فرد شماره شناسنامه که مخصوص به او خواهد بود تعیین می‌گردد و شماره شناسنامه هر شخص در کلیه مدارک مربوط به ثبت احوال او باید قید گردد. (اصلاحی مصوب ۱۳۶۳/۱۰/۱۸)

تفسیر ماده 14 قانون ثبت احوال:

1- شماره شناسنامه در واقع همان شماره ترتیب دفتر ثبت کل وقایع می باشد که تا پیش از سال 1368 به هر سند اختصاص داده می شد.

2- از سال 1368 به بعد به جای شماره شناسنامه، اسناد با شماره ملی ترتیب و تفکیک می شوند.

ثبت ولادت باید مستند به تصدیق پزشک یا مامای رسمی یا موسسه ای که طفل در آنجا متولد گردیده است باشد، در غیر این صورت واقعه به تصدیق و دو نفر گواه ثبت می شود.

‌تبصره- مهلت اعلام ولادت پانزده روز از تاریخ ولادت طفل است و تعطیل رسمی بعد از آخرین روز مهلت به حساب نمی آید و در صورتی که ولادت در‌ اثناء سفر زمینی یا هوایی یا دریایی رخ دهد مهلت اعلام آن از تاریخ رسیدن به مقصد محسوب می شود.

تفسیر ماده 15 قانون ثبت احوال:

1- دو موضوع به عنوان مستند ثبت ولادت در اداره ثبت احوال مورد پذیرش قرار می گیرد: نخست گواهی ولادت که می بایست توسط پزشک یا مامای حاضر در حین زایمان تنظیم شده و مشخصات والدین و زمان ولادت در آن درج شده باشد. دوم: گواهی گواهان.

2- مهلت اعلام ولادت به اداره ثبت احوال، پانزده روز از تاریخ ولادت طفل می باشد.

اعلام و امضای سند ثبت ولادت به ترتیب به عهده اشخاص زیر خواهد بود:(اصلاحی مصوب ۱۳۶۳/۱۰/۱۸)

1- پدر یا جدی پدر. (اصلاحی مصوب ۱۳۶۳/۱۰/۱۸)

2- مادر در صورت غیبت پدر و در اولین موقعی که قادر به انجام این وظیفه باشد.

3- وصی یا قیم یا امین.

4- اشخاصی که قانوناً عهده‌دار نگهداری طفل می‌باشند.

5- متصدی یا نماینده موسسه‌ای که طفل به آنجا سپرده شده است.

6- صاحب واقعه که سن او از ۱۸ سال تمام به بالا باشد.

‌تبصره- در صورتی که ازدواج پدر و مادر طفل به ثبت نرسیده باشد اعلام ولادت و امضاء اسناد متفقاً به عهده پدر و مادر خواهد بود و هرگاه اتفاق پدر و مادر در اعلام ولادت میسر نباشد سند طفل با اعلام یکی از ابوین که مراجعه می‌کند با قید نام کوچک و طرف غائب تنظیم خواهد شد. ‌اگر مادر اعلام کننده باشد نام خانوادگی مادر به طفل داده می شود.

تفسیر ماده 16 قانون ثبت احوال:

1- گرچه مطابق با ماده 1167 قانون مدنی، طفل متولد از زنا ملحق به زانی نمی شود لکن این بدان معنی نیست که پدر طبیعی طفل هیچ وظیفه و مسئولیتی در قبال طفل ندارد. بلکه به معنای آن است که از وی ارث نمی برد و بین آنها توارث نیست و یا ولایتی بر وی ندارد. اما اخذ شناسنامه برای طفل از مواردی است که با لحاظ مقررات ماده 16 قانون ثبت احوال و تبصره آن از وظایف و تکالیف پدر می باشد.

2- به موجب تبصره ذیل ماده 16 قانون ثبت احوال، چنانچه ازدواج بین پدر و مادر طفل به ثبت نرسیده باشد اعلام ولادت و امضای اسناد متفقاً بر عهده پدر و مادر است و هرگاه اتفاق پدر و مادر در اعلام ولادت میسر نباشد سند طفل با امضای یکی از ابوین که به اداره ثبت احوال مراجعه می کند با قید نام کوچک طرف غائب تنظیم می گردد. اگر مادر اعلام کننده ولادت باشد نام خانوادگی مادر به طفل داده می شود.

3- چنانچه اداره ثبت احوال از صدور شناسنامه امتناع ورزد، مطابق با اصل 159 قانون اساسی، مرجع رسمی تظلمات و شکایات دادگستری است و متقاضی می تواند با اعلام موضوع به دادگستری الزام اداره ثبت احوال به صدور شناسنامه را بخواهد.

4- مستنبط از بند آخر تبصره ماده 16 قانون ثبت احوال، اگر پدر نامعلوم باشد، نام خانوادگی مادر به طفل داده می شود.

هرگاه ابوین طفل معلوم نباشند سند یا نام خانوادگی آزاد و نام های فرضی در محل اسامی ابوین تنظیم می گردد. تصحیح اسامی فرضی یا ‌تکمیل مشخصات ناقص به موجب اقرارنامه موضوع ماده ۱۲۷۳ قانون مدنی یا حکم دادگاه یا مدارک حصر وراثت به عمل خواهد آمد و نام خانوادگی ‌طبق احکام مربوط به نام خانوادگی اصلاح خواهد شد. ‌موضوع فرضی بودن اسامی پدر و مادر در شناسنامه منعکس نخواهد شد.

تفسیر ماده 17 قانون ثبت احوال:

1- ادعای نفی ولد از طفل توسط والدی که خود با مراجعه به ثبت احوال برای وی شناسنامه گرفته باشد یا از دریافت شناسنامه به نام خود توسط نماینده قانونی یا والد دیگر مطلع باشد مسموع نخواهد بود. (مستفاد از ماده 1161 قانون مدنی)

2- فلسفه گذاردن نام های فرضی در محل اسامی پدر و مادر به جهت جلوگیری از سرافکندگی اجتماعی و عقده دار شدن طفلی است که پدر و مادر وی نامعلوم است.

نماینده یا مامور ثبت احوال ولادت طفل فاقد ولی را ثبت و مراتب را برای اقدام قانونی به دادستان اطلاع خواهد داد.

‌تبصره- در صورتی که طفل در مکانی متولد شود که خروج از آن ممنوع یا محتاج به اجازه مخصوص باشد نظیر ندامتگاه، کانون اصلاح و تربیت و‌ غیره، متصدیان این سازمان ها مکلف به اطلاع واقعه و ایجاد تسهیلات لازم برای انجام وظایف صاحب واقعه می‌باشند.

ماما یا پزشکی که در حین ولادت حضور و در زایمان دخالت داشته مکلف به صدور گواهی ولادت و ارسال یک نسخه آن به ثبت احوال محل در مهلت اعلام می باشد.

انتخاب نام با اعلام کننده است، برای نامگذاری یک نام ساده یا مرکب (‌حسین، محمد مهدی و مانند آن) که عرفاً یک نام محسوب می‌شود‌ انتخاب خواهد شد. (اصلاحی مصوب ۱۳۶۳/۱۰/۱۸)

‌تبصره ۱– انتخاب نام هایی که موجب هتک حیثیت مقدسات اسلامی می‌گردد و همچنین انتخاب عناوین و القاب و نام هایی زننده و مستهجن یا‌ نامتناسب با جنس ممنوع است.

‌تبصره ۲– تشخیص نام های ممنوع با شورای عالی ثبت احوال می‌باشد و این شورا نمونه‌های آن را تعیین و به سازمان اعلام می‌کند.

‌تبصره ۳– انتخاب نام در مورد اقلیت های دینی شناخته شده در قانون اساسی تابع زبان و فرهنگ دینی آنان است.

‌تبصره ۴– در اسناد سجلی اقلیت های دینی شناخته شده در قانون اساسی کشور نوع دین آنان قید می‌شود.

‌تبصره ۵– ذکر سیادت در اسناد سجلی ساداتی که سیادت آنان در اسناد سجلی پدر و یا جد پدری مندرج باشد و یا سیادت آنان به دلائل شرعی ثابت گردد الزامی است مگر کسانی که خود را سید ندانند و یا عدم سیادت آنان شرعاً احراز شود.

تبصره ۶– مراتب تشرف پیروان ادیان دیگر به دین مبین اسلام همراه با تغییرات مربوط به نام و نام خانوادگی آنان در اسناد سجلی ثبت می‌شود. (الحاقی مصوب ۱۳۶۳/۱۰/۱۸)

تفسیر ماده 20 قانون ثبت احوال:

1- تشخیص نام های ممنوع با شورای عالی ثبت احوال می باشد (تبصره 2 ماده 20). این شورا نمونه های آن را تعیین و به سازمان ثبت احوال اعلام می کند.

2- نظر به بند 4-5 دستورالعمل نام های کوچک ممنوع مصوب 16-12-1364 شورای عالی ثبت، انتخاب نام هایی که موجب اشاعه و ترویج فرهنگ بیگانه می گردد ممنوع می باشد.

3- در صورتی که سیادت در اسناد سجلی پدر قید گردیده باشد؛ موقع تنظیم سند جهت فرزند وی ذکر سیادت الزامی است.

4- در صورتی که شخص ادعای عدم سیادت و حذف آن از اسناد سجلی و شناسنامه را نماید، این امر پس از صدور حکم از دادگاه و در رابطه با اسناد سجلی پدر یا جدپدری موکول به طرح موضوع در هیات حل اختلاف خواهد بود.

5- نام های کوچک ممنوع عبارتند از:

الف- نام هایی که موجب هتک حیثیت مقدسات اسلامی می گردد،

ب- عناوین و القاب،

ج- نامهای زننده و مستهجن،

د- نام های نامتناسب با جنس.

6- مامور ثبت احوال موظف است نام منتخب متقاضی را ثبت نماید، مگر اینکه نام انتخاب شده از اسامی ممنوع باشد. در صورت بروز اختلاف بین مامور ثبت احوال و متقاضی، مامور موظف است مراتب را به همراه دلایل طرفین از طریق اداره کل ثبت احوال استان برای حل اختلاف و اتخاذ تصمیم به شورای عالی ثبت احوال ارسال نماید.

هرگاه از وضع حمل بیش از یک طفل متولد شود برای هر یک دفتر ثبت کل وقایع جداگانه به ترتیب تولد و با ذکر ساعت ولادت تنظیم خواهد‌ شد. (اصلاحی مصوب ۱۳۶۳/۱۰/۱۸)