(اصلاحی 18-10-1363)- وظایف سازمان ثبت احوال کشور به قرار ذیل است:

الف- ثبت ولادت و صدور شناسنامه.

ب- ثبت واقعه وفات و صدور گواهی مرگ.

ج- تعویض شناسنامه‌های موجود در دست مردم.

د- ثبت ازدواج و طلاق و نقل تحولات.

ه- صدور گواهی ولادت برای اتباع خارجه.

و- تنظیم دفاتر ثبت کل وقایع و نام خانوادگی.

ز- جمع‌آوری و تهیه آمار انسانی سراسر کشور و انتشار آن.

ح- وظایف مقرر دیگری که طبق قانون به عهده سازمان گذاشته شده است.

تفسیر ماده 1 قانون ثبت احوال:

1- شناسنامه یا کتابچه هویت (ورقه هویت) سندی است که به صورت دفترچه‌ای چند برگی دارای محل درج مشخصات و اطلاعات هویتی، نسبی و سببی و با جلد سبز رنگ برای افراد زیر 15 سال و قهوه‌ای برای افراد بالای 15 سال توسط سازمان ثبت احوال صادر می‌گردد.

2- مستند به رای وحدت رویه شماره 748 مورخه 24-01-1395 هیات عمومی دیوان عالی کشور، اگر شخصی که فاقد شناسنامه می‌باشد به واسطه ایرانی بودن دعوایی مبنی بر الزام اداره ثبت احوال به صدور شناسنامه را مطرح نماید، دعوای او در دادگاه رسیدگی می‌شود.

3- دادگاه در زمان رسیدگی به دعوای الزام ثبت احوال به صدور شناسنامه، می‌بایست شرایط موضوع قانون ثبت احوال در باب هویت و تابعیت را احراز کند و در این خصوص اخذ نظر کارشناسی شورای تامین در باب تابعیت برای دادگاه ضروری می‌باشد. (شرایط موضوع ماده 45 اصلاحی قانون ثبت احوال)

4- بهره‌مندی اشخاص از ارائه خدمات مبتنی بر اسناد هویتی نظیر کارت ملی و شناسنامه از جمله حقوق مدنی هر شخص است و نمی‌توان کسی را از این حقوق ممنوع نمود مگر در مواردی که قانون تجویز کرده است.

برای مطالعه و پیشنهاد روش‌های فنی و اظهارنظر درباره اصلاح یا تغییر فرم ها و نمونه‌های سجلی و آماری و نحوه جمع‌آوری و انتشار آنها‌ و تهیه دستورالعمل‌ها و روش های فنی و سجلی و طرز جمع‌آوری اوراق باطله و تنظیم و نگهداری و حفاظت اسناد و مدارک سجلی در مرکز سازمان ثبت احوال کشور شورایی به نام شورای عالی ثبت احوال تشکیل می‌شود. اعضای شورای عالی ثبت احوال عبارت خواهند بود از رییس سازمان ثبت احوال کشور یا قائم مقام او و یک نفر از استادان دانشکده حقوق به انتخاب رییس دانشگاه تهران و یک نفر از قضات دادگستری به انتخاب وزیر‌ دادگستری و یک نفر از کارمندان مطلع ثبت احوال به انتخاب رییس سازمان ثبت احوال و نماینده مرکز آمار ایران، ریاست شورا با معاون وزارت کشور‌ و رییس سازمان ثبت احوال کشور و قائم مقام او می‌باشد و رای اکثریت لازم‌الاجراء خواهد بود.

‌تبصره- نحوه جمع‌آوری و انتشار آمار انسانی و تهیه و نمونه‌های مربوط به پیشنهاد سازمان ثبت احوال کشور پس از جلب نظر مرکز آمار ایران و‌ تصویب شورای عالی ثبت احوال تعیین خواهد شد.

تفسیر ماده 2 قانون ثبت احوال:

1- اعضای شورای عالی ثبت احوال عبارت اند از: الف- رییس سازمان ثبت احوال کشور یا قائم مقام او ب- یک نفر از استادان دانشکده حقوق به انتخاب رییس دانشگاه تهران ج- یک نفر از قضات دادگستری به انتخاب وزیر‌ دادگستری د- یک نفر از کارمندان مطلع ثبت احوال به انتخاب رییس سازمان ثبت احوال ه- نماینده مرکز آمار ایران

2- نحوه جمع آوری و انتشار آمار انسانی مندرج در تبصره ماده 2 قانون ثبت احوال مطابق با ماده 10 قانون احکام دائمی برنامه‌های توسعه کشور مصوب 1395 خواهد بود.

(اصلاحی 18-10-1363)- در مقر هر اداره ثبت احوال هیاتی به نام هیات حل اختلاف مرکب از رئیس اداره ثبت احوال و مسئول بایگانی یا معاونین و یا نمایندگان آنان و یکی از کارمندان مطلع اداره مزبور به انتخاب رئیس اداره ثبت احوال استان تشکیل می‌شود، وظایف هیات حل اختلاف به قرار زیر است:

1- تصحیح هر نوع اشتباه در تحریر مندرجات دفتر ثبت کل وقایع و وفات بعد از امضاء سند و قبل از تسلیم شناسنامه یا گواهی ولادت یا وفات و تکمیل سند از نظر مشخصاتی که «نامعلوم» بوده است مندرج در ماده 29 این قانون.

2- رفع اشتباهات ناشی از تحریر ضمن ثبت وقایع یا نقل مندرجات اسناد و اعلامیه‌ها و مدارک به دفاتر ثبت کل وقایع و سایر دفاتر.

3- ابطال اسناد و شناسنامه‌هایی که بیگانگان مورد استفاده قرار داده‌اند و طبق ماده 44 اعلام می‌شود.

4- ابطال اسناد مکرر و یا موهوم و تصحیح اشتباه در ثبت جنس صاحب سند و تغییر نام‌های ممنوع.

5- حذف کلمات زائد، غیر ضروری و یا ناشی از اشتباه در اسناد سجلی اشخاص.

ترتیب تقاضا و گردش کار دفاتر هیات‌ها و نحوه رسیدگی و ابلاغ تصمیمات در آیین‌نامه اجرایی این قانون تعیین خواهد شد.

تبصره (اصلاحی 18-10-1363)- تصحیح هر نوع اشتباه در تحریر مندرجات دفتر ثبت کل وقایع و وفات اگر قبل از امضاء باشد با توضیح مراتب در حاشیه سند به عمل می‌آید و امضاءکنندگان سند ذیل توضیح را امضاء خواهند نمود.

تفسیر ماده 3 قانون ثبت احوال:

1- مستند به رای وحدت رویه شماره 732 مورخه 19-01-1393 هیات عمومی دیوان عالی کشور، در صورت نامعلوم بودن تاریخ واقعه فوت یا ادعای خلاف آن، با توجه به اهمیت موضوع و آثار حقوقی مترتب بر آن، مانند بقاء و زوال اهلیت و حقوق قانونی و وراثت، تعیین یا تغییر تاریخ فوت احتیاج به رسیدگی قضایی دارد. لذا در صلاحیت دادگاه‌های عمومی و حقوقی است و رسیدگی به این امر از صلاحیت هیات حل اختلاف موضوع ماده 3 اصلاحی قانون ثبت احوال خارج می‌باشد.

2- در مواردی که وراث متفقاً درخواست تکمیل مشخصات نامعلوم سند فوت را داشته باشند به شرطی که بین وراث متوفی هیچ‌گونه اختلاف و تنازعی در موضوع مطرح نباشد. می‌توان براساس مستندات و مدارک معتبر ابرازی در اجرای بند 1 ماده 3 و ماده 29 قانون ثبت احوال، مراتب را در هیات حل اختلاف مطرح و تصمیم مقتضی اتخاذ نمود.

3- درخواست اصلاح اشتباهات شناسنامه در صلاحیت هیات حل اختلاف موضوع ماده 3 قانون ثبت احوال است و این تصمیم قابل اعتراض در مراجع قضایی می‌باشد.

4- رسیدگی و اتخاذ تصمیم در مورد اسناد سجلی (گواهی ولادت اتباع بیگانه) که برای اتباع بیگانه تنظیم شده با هیات حل اختلاف اداره ثبت احوال محل صدور شناسنامه است.

5- منظور مقنن از «اسناد و شناسنامه‌هایی که بیگانگان مورد استفاده قرار داده‌اند» در بند 3 ماده 3 قانون ثبت احوال، کلیه اسنادی است که یک شخص بیگانه بدون رعایت تشریفات قانونی تحصیل تابعیت و با ایرانی جلوه دادن خود موجبات تنظیم آن را برای خود و فرزاندانش فراهم نموده است.

6- مستند به بند 4 ماده 3 قانون ثبت احوال، اصلاح جنسیت اگر در جهت رفع اشتباه مامور ثبت باشد در صلاحیت هیات حل اختلاف مذکور در ماده 3 همان قانون است. لکن در صورتی که اصلاح جنسیت ناشی از تغییر در جنسیت دارنده شناسنامه باشد، از مواردی است که تغییر در مندرجات سجلی محسوب و در صلاحیت مراجع قضایی می‌باشد.

رسیدگی به شکایات اشخاص ذی‌نفع از تصمیمات هیات حل اختلاف و همچنین رسیدگی به سایر دعاوی راجع به اسناد ثبت احوال با‌ دادگاه شهرستان یا دادگاه بخش مستقل محل اقامت خواهان به عمل می‌آید و رای دادگاه فقط پژوهش‌پذیر است. ‌مهلت شکایت از تصمیم هیات حل اختلاف ده روز از تاریخ ابلاغ است.

‌تبصره- هرگاه سند ثبت احوال در ایران تنظیم شده و ذی‌نفع مقیم خارج از کشور باشد رسیدگی‌ها با دادگاه محل صدور سند و اگر محل تنظیم سند‌ و اقامت خواهان هر دو در خارج از کشور باشد با دادگاه شهرستان تهران خواهد بود.

تفسیر ماده 4 قانون ثبت احوال:

1- دادگاه محل اقامت خواهان، صالح به رسیدگی به دعاوی راجع به اسناد ثبت احوال (نظیر ابطال و صدور سند، تغییر مندرجات اسناد و ...) است. (رای وحدت رویه 726 مورخه 27-04-1391 هیات عمومی دیوان عالی کشور)

2- رسیدگی به تقاضای خواهان نیاز به تقدیم دادخواست به طرفیت اداره ثبت احوال محل صدور شناسنامه به دادگاه محل اقامت خواهان با رعایت مقررات مربوط در قانون آیین دادرسی مدنی دارد.

3- تصمیمات هیات‌های حل اختلاف اداره ثبت احوال که بر اساس ماده 3 قانون مذکور صادر می‌شوند ظرف مدت ده روز پس از ابلاغ از ناحیه اشخاص ذی نفع قابل شکایت در دادگاه محل اقامت خواهان می‌باشد. لذا تصمیمات یاد شده پیش از ابلاغ به ذی‌نفع و انقضای مهلت مقرر و تحقق عدم وصول شکایت از ناحیه ایشان، قطعی نمی‌باشد.

4- تبصره ماده 4 قانون ثبت احوال، همان است که در ماده 25 قانون آیین دادرسی مدنی آمده است.

(اصلاحی 18-10-1363)- سازمان ثبت احوال کشور در اجراء وظایفی که بر عهده دارد می‌تواند از وجود کارکنان سازمان‌های دولتی و ارگانها و نهادهای انقلاب اسلامی موجود در محل استفاده نماید.

تبصره 1 (اصلاحی 18-10-1363)- ماموران دولت و کارکنان بیمارستان‌ها و گورستان‌ها مکلفند با سازمان ثبت احوال کشور در اجراء وظایف قانونی همکاری نمایند.

تبصره 2 (اصلاحی 18-10-1363)- نحوه استفاده از خدمات افراد و سازمان‌ها و ارگان‌ها و نهادها به موجب آیین‌نامه اجرائی این قانون خواهد بود.

نماینده یا مامور ثبت احوال کسی است که از طرف سازمان ثبت احوال کشور و یا ادارات تابعه برای ثبت وقایع یا دریافت اعلامات منصوب شده باشد.

‌تبصره ۱- اعلام‌کننده کسی است که مکلف به اعلام واقعه می‌باشد و می‌تواند به شخص دیگری رسماً وکالت دهد تا از طرف او واقعه را اعلام نماید.

‌تبصره ۲- گواه از لحاظ این قانون کسی است که صحت اظهارات اعلام‌کننده را گواهی می‌کند.

سن گواه و اعلام‌کننده نباید کمتر از ۱۸ سال تمام باشد.

‌پدر و مادری که قبل از رسیدن به سن ۱۸ سال تمام ازدواج کرده‌اند می‌توانند ولادت یا وفات فرزند خود را اعلام نمایند.

(اصلاحی 18-10-1363)- دفتر ثبت کل وقایع و وفات و شناسنامه و گواهی ولادت و اعلامیه‌ها و اطلاعیه‌ها و دفاتر ثبت کل وقایع و نام خانوادگی از اسناد رسمی است و تا زمانی که به موجب تصمیم هیات حل اختلاف یا رای دادگاه بر حسب مورد تصحیح یا باطل نشده به قوت خود باقی می‌باشد.

(اصلاحی 18-10-1363)- رونوشت یا فتوکپی شناسنامه یا گواهی ولادت مراجعین به ادارات و موسسات دولتی و شهرداری و بخش خصوصی که برای انجام مراجعات آنان ضرورت دارد مستقیماً توسط آن مراجع تهیه خواهد شد.