وظایف سازمان ثبت احوال کشور به قرار ذیل است: (اصلاحی مصوب ۱۳۶۳/۱۰/۱۸)

الف– ثبت ولادت و صدور شناسنامه.

ب– ثبت واقعه وفات و صدور گواهی وفات.

ج– تعویض شناسنامه‌های موجود در دست مردم.

‌د– ثبت ازدواج و طلاق و نقل تحولات.

هـ– صدور گواهی ولادت برای اتباع خارجه.

‌و– تنظیم دفاتر ثبت کل وقایع و نام خانوادگی.

‌ز– جمع‌آوری و تهیه آمار انسانی سراسر کشور و انتشار آن.

ح– وظایف مقرر دیگری که طبق قانون به عهده سازمان گذاشته شده است.

تفسیر ماده 1 قانون ثبت احوال:

1- شناسنامه یا کتابچه هویت (ورقه هویت) سندی است که به صورت دفترچه ای چند برگی دارای محل درج مشخصات و اطلاعات هویتی، نسبی و سببی و با جلد سبز رنگ برای افراد زیر 15 سال و قهوه ای برای افراد بالای 15 سال توسط سازمان ثبت احوال صادر می گردد.

2- مستند به رای وحدت رویه شماره 748 مورخه 24-01-1395 هیات عمومی دیوان عالی کشور، اگر شخصی که فاقد شناسنامه می باشد به واسطه ایرانی بودن دعوایی مبنی بر الزام اداره ثبت احوال به صدور شناسنامه را مطرح نماید، دعوای او در دادگاه رسیدگی می شود.

3- دادگاه در زمان رسیدگی به دعوای الزام ثبت احوال به صدور شناسنامه، می بایست شرایط موضوع قانون ثبت احوال در باب هویت و تابعیت را احراز کند و در این خصوص اخذ نظر کارشناسی شورای تامین در باب تابعیت برای دادگاه ضروری می باشد. (شرایط موضوع ماده 45 اصلاحی قانون ثبت احوال)

4- بهره مندی اشخاص از ارائه خدمات مبتنی بر اسناد هویتی نظیر کارت ملی و شناسنامه از جمله حقوق مدنی هر شخص است و نمی توان کسی را از این حقوق ممنوع نمود مگر در مواردی که قانون تجویز کرده است.

برای مطالعه و پیشنهاد روش‌های فنی و اظهارنظر درباره اصلاح یا تغییر فرم ها و نمونه‌های سجلی و آماری و نحوه جمع‌آوری و انتشار آنها‌ و تهیه دستورالعمل‌ها و روش های فنی و سجلی و طرز جمع‌آوری اوراق باطله و تنظیم و نگهداری و حفاظت اسناد و مدارک سجلی در مرکز سازمان ثبت احوال کشور شورایی به نام شورای عالی ثبت احوال تشکیل می‌شود. اعضای شورای عالی ثبت احوال عبارت خواهند بود از رییس سازمان ثبت احوال کشور یا قائم مقام او و یک نفر از استادان دانشکده حقوق به انتخاب رییس دانشگاه تهران و یک نفر از قضات دادگستری به انتخاب وزیر‌ دادگستری و یک نفر از کارمندان مطلع ثبت احوال به انتخاب رییس سازمان ثبت احوال و نماینده مرکز آمار ایران، ریاست شورا با معاون وزارت کشور‌ و رییس سازمان ثبت احوال کشور و قائم مقام او می‌باشد و رای اکثریت لازم‌الاجراء خواهد بود.

‌تبصره– نحوه جمع‌آوری و انتشار آمار انسانی و تهیه و نمونه‌های مربوط به پیشنهاد سازمان ثبت احوال کشور پس از جلب نظر مرکز آمار ایران و‌ تصویب شورای عالی ثبت احوال تعیین خواهد شد.

تفسیر ماده 2 قانون ثبت احوال:

1- اعضای شورای عالی ثبت احوال عبارت اند از: الف- رییس سازمان ثبت احوال کشور یا قائم مقام او ب- یک نفر از استادان دانشکده حقوق به انتخاب رییس دانشگاه تهران ج- یک نفر از قضات دادگستری به انتخاب وزیر‌ دادگستری د- یک نفر از کارمندان مطلع ثبت احوال به انتخاب رییس سازمان ثبت احوال ه- نماینده مرکز آمار ایران

2- نحوه جمع آوری و انتشار آمار انسانی مندرج در تبصره ماده 2 قانون ثبت احوال مطابق با ماده 10 قانون احکام دائمی برنامه های توسعه کشور مصوب 1395 خواهد بود.

در مقر هر اداره ثبت احوال هیاتی به نام هیات حل اختلاف مرکب از رییس اداره ثبت احوال و مسئول بایگانی یا معاونین و یا نمایندگان آنان و یکی از کارمندان مطلع اداره مزبور به انتخاب رییس اداره ثبت احوال استان تشکیل می‌شود. وظائف هیات حل اختلاف به قرار زیر است:

۱- تصحیح هر نوع اشتباه در تحریر مندرجات دفتر ثبت کل وقایع و وفات بعد از امضاء سند و قبل از تسلیم شناسنامه یا گواهی ولادت یا وفات و تکمیل سند‌ از نظر مشخصاتی که «‌نامعلوم» بوده است مندرج در ماده ۲۹ این قانون. (اصلاحی مصوب ۱۳۶۳/۱۰/۱۸)

۲– رفع اشتباهات ناشی از تحریر ضمن ثبت وقایع یا نقل مندرجات اسناد و اعلامیه‌ها و مدارک به دفاتر ثبت کل وقایع و سایر دفاتر.

۳– ابطال اسناد و شناسنامه‌هایی که بیگانگان مورد استفاده قرار داده اند و طبق ماده ۴۴ اعلام می‌شود.

۴– ابطال اسناد مکرر و یا موهوم و تصحیح اشتباه در ثبت جنس صاحب سند و تغییر نامه های ممنوع.

۵– حذف کلمات زائد، غیر ضروری و یا ناشی از اشتباه در اسناد سجلی اشخاص.
‌ترتیب تقاضا و گردش کار دفاتر هیات‌ها و نحوه رسیدگی و ابلاغ تصمیمات در آیین‌نامه اجرایی این قانون تعیین خواهد شد.

‌تبصره– تصحیح هر نوع اشتباه در تحریر مندرجات دفتر ثبت کل وقایع و وفات اگر قبل از امضاء باشد با توضیح مراتب در حاشیه سند به عمل می‌آید و‌ امضاء‌ کنندگان سند ذیل توضیح را امضاء خواهند نمود. (اصلاحی مصوب ۱۳۶۳/۱۰/۱۸)

تفسیر ماده 3 قانون ثبت احوال:

1- مستند به رای وحدت رویه شماره 732 مورخه 19-01-1393 هیات عمومی دیوان عالی کشور، در صورت نامعلوم بودن تاریخ واقعه فوت یا ادعای خلاف آن، با توجه به اهمیت موضوع و آثار حقوقی مترتب بر آن، مانند بقاء و زوال اهلیت و حقوق قانونی و وراثت، تعیین یا تغییر تاریخ فوت احتیاج به رسیدگی قضایی دارد. لذا در صلاحیت دادگاه های عمومی و حقوقی است و رسیدگی به این امر از صلاحیت هیات حل اختلاف موضوع ماده 3 اصلاحی قانون ثبت احوال خارج می باشد.

2- در مواردی که وراث متفقا درخواست تکمیل مشخصات نامعلوم سند فوت را داشته باشند به شرطی که بین وراث متوفی هیچگونه اختلاف و تنازعی در موضوع مطرح نباشد. می توان براساس مستندات و مدارک معتبر ابرازی در اجرای بند 1 ماده 3 و ماده 29 قانون ثبت احوال، مراتب را در هیات حل اختلاف مطرح و تصمیم مقتضی اتخاذ نمود.

3- درخواست اصلاح اشتباهات شناسنامه در صلاحیت هیات حل اختلاف موضوع ماده 3 قانون ثبت احوال است و این تصمیم قابل اعتراض در مراجع قضایی می باشد.

4- رسیدگی و اتخاذ تصمیم در مورد اسناد سجلی (گواهی ولادت اتباع بیگانه) که برای اتباع بیگانه تنظیم شده با هیات حل اختلاف اداره ثبت احوال محل صدور شناسنامه است.

5- منظور مقنن از «اسناد و شناسنامه هایی که بیگانگان مورد استفاده قرار داده اند» در بند 3 ماده 3 قانون ثبت احوال، کلیه اسنادی است که یک شخص بیگانه بدون رعایت تشریفات قانونی تحصیل تابعیت و با ایرانی جلوه دادن خود موجبات تنظیم آن را برای خود و فرزاندانش فراهم نموده است.

6- مستند به بند 4 ماده 3 قانون ثبت احوال، اصلاح جنسیت اگر در جهت رفع اشتباه مامور ثبت باشد در صلاحیت هیات حل اختلاف مذکور در ماده 3 همان قانون است. لکن در صورتی که اصلاح جنسیت ناشی از تغییر در جنسیت دارنده شناسنامه باشد، از مواردی است که تغییر در مندرجات سجلی محسوب و در صلاحیت مراجع قضایی می باشد.

رسیدگی به شکایات اشخاص ذینفع از تصمیمات هیات حل اختلاف و همچنین رسیدگی به سایر دعاوی راجع به اسناد ثبت احوال با‌ دادگاه شهرستان یا دادگاه بخش مستقل محل اقامت خواهان به عمل می آید و رای دادگاه فقط پژوهش پذیر است. ‌مهلت شکایت از تصمیم هیات حل اختلاف ده روز از تاریخ ابلاغ است.

‌تبصره- هرگاه سند ثبت احوال در ایران تنظیم شده و ذینفع مقیم خارج از کشور باشد رسیدگی‌ها با دادگاه محل صدور سند و اگر محل تنظیم سند‌ و اقامت خواهان هر دو در خارج از کشور باشد با دادگاه شهرستان تهران خواهد بود.

تفسیر ماده 4 قانون ثبت احوال:

1- دادگاه محل اقامت خواهان، صالح به رسیدگی به دعاوی راجع به اسناد ثبت احوال (نظیر ابطال و صدور سند، تغییر مندرجات اسناد و ...) است. (رای وحدت رویه 726 مورخه 27-04-1391 هیات عمومی دیوان عالی کشور)

2- رسیدگی به تقاضای خواهان نیاز به تقدیم دادخواست به طرفیت اداره ثبت احوال محل صدور شناسنامه به دادگاه محل اقامت خواهان با رعایت مقررات مربوط در قانون آیین دادرسی مدنی دارد.

3- تصمیمات هیات های حل اختلاف اداره ثبت احوال که بر اساس ماده 3 قانون مذکور صادر می شوند ظرف مدت ده روز پس از ابلاغ از ناحیه اشخاص ذی نفع قابل شکایت در دادگاه محل اقامت خواهان می باشد. لذا تصمیمات یاد شده پیش از ابلاغ به ذی نفع و انقضای مهلت مقرر و تحقق عدم وصول شکایت از ناحیه ایشان، قطعی نمی باشد.

4- تبصره ماده 4 قانون ثبت احوال، همان است که در ماده 25 قانون آیین دادرسی مدنی آمده است.

سازمان ثبت احوال کشور در اجرای وظایفی که بر عهده دارد می تواند از وجود کارکنان سازمان های دولتی و ارگانها و نهادهای انقلاب اسلامی‌ موجود در محل استفاده نماید. (اصلاحی مصوب ۱۳۶۳/۱۰/۱۸)

تبصره ۱– ماموران دولت و کارکنان بیمارستان ها و گورستان ها مکلفند با سازمان ثبت احوال کشور در اجرای وظایف قانونی همکاری نمایند.

تبصره ۲– نحوه استفاده از خدمات افراد و سازمان ها و ارگانها و نهادها به موجب آئین‌نامه اجرائی این قانون خواهد بود.

نماینده یا مامور ثبت احوال کسی است که از طرف سازمان ثبت احوال کشور و یا ادارات تابعه برای ثبت وقایع یا دریافت اعلامات منصوب شده باشد.

‌تبصره ۱– اعلام‌کننده کسی است که مکلف به اعلام واقعه می‌باشد و می‌تواند به شخص دیگری رسماً وکالت دهد تا از طرف او واقعه را اعلام نماید.

‌تبصره ۲– گواه از لحاظ این قانون کسی است که صحت اظهارات اعلام‌کننده را گواهی می‌کند.

سن گواه و اعلام‌کننده نباید کمتر از ۱۸ سال تمام باشد.

‌پدر و مادری که قبل از رسیدن به سن ۱۸ سال تمام ازدواج کرده‌اند می‌توانند ولادت یا وفات فرزند خود را اعلام نمایند.

دفتر ثبت کل وقایع و وفات و شناسنامه و گواهی ولادت و اعلامیه‌ها و اطلاعیه‌ها و دفاتر ثبت کل وقایع و نام خانوادگی از اسناد‌ رسمی است و تا زمانی که به موجب تصمیم هیئت حل اختلاف یا رای دادگاه بر حسب مورد تصحیح یا باطل نشده به قوت خود باقی می باشد. (اصلاحی مصوب ۱۳۶۳/۱۰/۱۸)

رونوشت یا فتوکپی شناسنامه یا گواهی ولادت مراجعین به ادارات و موسسات دولتی و شهرداری و بخش خصوصی که برای انجام مراجعات آنان ضرورت دارد مستقیماً توسط آن مراجع تهیه خواهد شد. ‌(اصلاحی مصوب ۱۳۶۳/۱۰/۱۸)