وظایف هیات نظارت اداره ثبت اسناد و املاک کدام‌اند؟

هیات نظارت اداره ثبت اسناد و املاک

بنابر موازین و مقررات قانونی موجود، در صورتی که در جریان عملیات ثبتی میان اشخاص و اداره ثبت اسناد و املاک کشور، اختلافاتی ایجاد گردد و یا اشتباهاتی حادث شود، قانونگذار جهت رفع این قبیل اختلافات و یا اشتباهات، تدابیری را اندیشیده است تا به موجب آن امکان طرح شکایت جهت رسیدگی به حل اختلافات یا رفع اشتباهات در هیاتی تحت عنوان «هیات نظارت» میسر گردد. مطابق با ماده 6 قانون ثبت اسناد و املاک، در مرکز هر استان، هیاتی بنام هیات نظارت مرکب از رئیس ‌ثبت استان یا قائم‌مقام او، و دو نفر از قضات دادگاه استان به انتخاب وزیر دادگسترﻯ جهت رسیدگی و حل و فصل اختلافات و اشتباهات مربوط به امور ثبتی تشکیل می‌گردد. لازم به توضیح است که جلسات هیات نظارت حداقل دو مرتبه در هفته و در اداره ثبت اسناد استان تشکیل می‌گردد (به دلالت ماده 2 آیین‌نامه اجرایی رسیدگی اسناد مالکیت معارض و هیات نظارت و شورای عالی مصوب ۱۶-۰۲-۱۳۵۲). در مقاله حاضر که توسط گروه وکلای عدالت سرا تحریر یافته است سعی می‌گردد به تفصیل در ارتباط با وظایف هیات نظارت اداره ثبت اسناد و املاک پرداخته شود.

بیشتر بخوانید: نحوه اقامه دعوا در خصوص آراء و تصمیمات هیات‌های حل اختلاف در اجرای مقررات مواد ۱۴۷ و ۱۴۸ اصلاحی قانون ثبت در دادگاه چگونه است؟

وظایف هیات نظارت

همانگونه که در ابتدای مقاله بیان گردید، رسیدگی به اختلافات و اشتباهات مربوط به امور ثبتی در هر استان در حیطه صلاحیت هیات نظارت می‌باشد. به صراحت ماده 25 قانون ثبت اسناد و املاک عمده وظایف هیات نظارت به شرح ذیل می‌باشد:

1) به دلالت بند 1 ماده 25 قانون ثبت اسناد و املاک در مواردی که در راستای اعمال مقررات مندرج در ماده 11 قانون ثبت اسناد و املاک (=تقاضای ثبت املاک مجهول‌المالک) میان اشخاص و اداره ثبت اختلافات یا اشتباهاتی ایجاد گردد و یا در تصرف اشخاص تزاحم و یا تعارضی وجود داشته باشد، مرجع حل اختلاف، هیات نظارت اداره ثبت خواهد بود. جهت رسیدگی به این موضوع، بدواً طرفین، مدارک خود را به اداره ثبت محل وقوع ملک ابراز و تسلیم می‌نمایند. سپس با تعیین وقت مناسب، طرفین برای اجرای معاینه محل دعوت می‌شوند. در وقت تعیین گردیده، نقشه‌بردار اقدام به تهیه نقشه ملک مورد تقاضا نموده و در مرحله بعد کارشناس در خصوص نحوه مالکیت و تصرفات هر یک از طرفین ضمن تحقیق از شهود و مطلعین، اعلام‌نظر نموده و نتیجه را ضمن تنظیم یک صورت‌‌جلسه به اداره کل ثبت استان ارسال می‌نماید تا پس از انجام کارشناسی و رفع نقص، به هیات نظارت گزارش شود. در صورت آماده بودن پرونده، هیات نظارت در این خصوص مبادرت به انشای رای می‌نماید. لازم به توضیح است که رای صادره از هیات نظارت، قابل تجدیدنظر در شورای عالی ثبت موضوع ماده 25 مکرر قانون ثبت اسناد و املاک می‌باشد.

2) در فرضی که مشخص گردد در جریان عملیات مقدماتی ثبت، اشتباهاتی حادث گردیده است که آن اشتباهات، در زمره اشتباهات مؤثر بوده باشد، هیات نظارت اقدام به ابطال آن اشتباه و هم‌چنین عملیات بعدی که متعاقب آن اشتباه انجام شده است، می‌نماید. (به دلالت بند 2 ماده 25 قانون ثبت اسناد و املاک)

3) یکی دیگر از وظایف هیات نظارت، صدور دستور اصلاح ثبت دفتر املاک و سند مالکیت در مواردی که در زمان ثبت ملک در سند مالکیت و یا دفتر املاک، سهو قلمی رخ داده است، می‌باشد. (مستند به بند 3 ماده 25 قانون ثبت اسناد و املاک)

شایان ذکر است به موجب ماده 16 آیین‌نامه اجرایی قانون تعیین تکلیف وضعیت ثبتی اراضی و ساختمان‌های فاقد سند رسمی مصوب 1391/04/25 «چنانچه آراء هیات‌ها در حین انشاء دچار سهو قلم و یا اشتباه جزئی گردد و این ایراد خللی به اساس رای وارد ننماید، هیأت تا قبل از ثبت ملک در دفتر املاک می‌تواند نسبت به تصحیح رای اقدام نماید. در صورت ثبت ملک در دفتر املاک، مراتب در هیات نظارت مطرح و اتخاذ تصمیم خواهد شد»؛ بر این اساس، اصلاح اشتباه صورت گرفته حسب مورد در صلاحیت هیات حل اختلاف و یا هیات نظارت است و در دیگر موارد موضوع تابع احکام مقرر برای اعتراض نسبت به آراء هیات‌های یادشده می‌باشد.

4) به شرح مندرج در بند 4 ماده 25 قانون ثبت اسناد و‌ املاک، یکی دیگر از وظایف هیات نظارت معطوف به زمانی است که اشتباهاتی پیش از ثبت شدن ملک در جریان عملیات ثبتی ایجاد شده باشد لکن در زمان ثبت ملک به آن اشتباهات توجهی نشده باشد و پس از مدتی اداره ثبت متوجه این موضوع شود در این‌صورت موضوع در هیات نظارت مطرح می‌گردد. چنان‌چه با بررسی در هیات نظارت مشخص شود که وقوع اشتباه، محرز بوده است اقدام به اصلاح اشتباه به شرطی که خللی به حقوق کسی وارد نشود، می‌نماید اما در فرضی که اصلاح اشتباه منجر به ورود خلل به حقوق‌ دیگری شود، هیات نظارت به ذی‌نفع اعلام می‌نماید تا به دادگاه صالح مراجعه نماید. پس از صدور حکم نهایی در دادگاه، اداره ثبت اقدام به صدور دستور رفع یا اصلاح اشتباه خواهد نمود.

لذا می‌بایست دقت گردد که در اجرای بند 4 ماده 25 (اصلاحی 1351) قانون ثبت اسناد و املاک مصوب 1310 با اصلاحات و الحاقات بعدی، صلاحیت هیات نظارت محدود به رفع اشتباه حادث در جریان عملیات مقدماتی ثبت و موقع ثبت ملک است و رفع اشتباه از سوی این هیأت منوط به عدم خلل در حقوق اشخاص است؛ در صورت چنین خللی وفق بخش اخیر بند یادشده، اصلاح و رفع اشتباه مستلزم اقامه دعوا و تعیین تکلیف از سوی مرجع قضایی صالح است.

5) رسیدگی به کلیه اختلافات مربوط به وجود تعارض در اسناد مالکیت اعم از آنکه نسبت به اصل ملک باشد و یا حدود و حقوق ارتفاقی آن، وفق بند 5 ماده 25 قانون ثبت اسناد و املاک در زمره وظایف هیات نظارت می‌باشد. منظور از تعارض در اسناد مالکیت، صدور سندی است (=سند معارض) که ثبت آن مؤخر بر سند مالکیت مقدم‌الصدور است. این تعارض می‌تواند به نحو کلی یا جزئی حادث گردد. تعارض کلی در زمانی ایجاد می‌شود که برای یک ملک، دو سند مالکیت معارض صادر شده باشد لکن تعارض جزئی زمانی حادث می‌گردد که بخشی از یک ملک در ملک دیگری تداخل داشته یا در حقوق ارتفاقی با یکدیگر تعارضی داشته باشند.

به موجب ماده یک آیین‌نامه اجرایی قانون رسیدگی اسناد مالکیت معارض و هیأت نظارت و شورای عالی مصوب 1352/12/16 وزیر دادگستری، واحدهای ثبتی مکلفند به محض اطلاع از صدور اسناد مالکیت معارض (اعم از اینکه نسبت به اصل یا حدود یا حقوق ارتفاقی باشد) فوراً به موضوع رسیدگی و مراتب را به دفاتر اسناد رسمی حوزه تابعه ابلاغ نموده گزارش کار را به نحوی که هیچ‌گونه ابهامی باقی نباشد به هیات نظارت ارسال دارند؛ بنابراین اشخاص حق رجوع به هیات نظارت ندارند و واحدهای ثبتی نیز به محض اطلاع از صدور سند معارض باید وفق این مقرره اقدام کنند و در این خصوص نحوه اطلاع واحد ثبتی مؤثر در مقام نیست.

6) یکی دیگر از وظایف هیات نظارت معطوف به زمانی است که در عملیات تفکیکی اشتباهاتی رخ داده باشد که در نتیجه آن اشتباهات، انتقال رسمی یا ثبت در دفتر املاک نیز انجام شده باشد که در این‌صورت هیات نظارت مبادرت به رسیدگی و رفع اشتباه خواهد نمود به شرط آنکه رفع نمودن اشتباه باعث ورود خلل به حقوق دیگری نشود (مطابق با بند 6 ماده 25 قانون ثبت اسناد و املاک). منظور از تفکیک، تقسیم نمودن مال غیرمنقول به قطعات کوچک‌تر می‌باشد؛ مانند تقسیم نمودن یک زمین 500 متری به پنج قطعه 100 متری. سزاوار توجه است که اشتباهات موضوع بند 6 ماده 25 قانون ثبت اسناد و املاک، مواردی اعم از اشتباه در متراژ، مساحت، حدود و ... می‌باشد.

7) در مواردی که در تنظیم اسناد اشتباهاتی در خصوص درج مشخصات متعاملین، مشخصات ملک، نوع سند و ... رخ داده باشد، رفع اشکال و اشتباه و صدور دستورات لازم در این قبیل موارد با هیات نظارت خواهد بود (منبعث از بند 7 ماده 25 قانون ثبت اسناد و‌ املاک). نکته مهم و قابل توجه آن است که چنان‌چه اشتباه پیش از تنظیم سند در دفتر اسناد رسمی حادث شده باشد، رفع نمودن آن با اداره کل امور اسناد سازمان ثبت اسناد و املاک می‌باشد.

8) یکی دیگر از وظایف هیات نظارت رسیدگی به شکایت از اقدامات و عملیات اجرایی نسبت به نظریه رئیس ثبت می‌باشد که در این قبیل موارد، فرد هیچ‌گونه اعتراضی به صدور اجراییه ندارد بلکه نسبت به تخلفات ماموران اجرا از زمان ابلاغ اجراییه تا خاتمه آن معترض است که در وهله نخست رییس اداره ثبت محل به موضوع رسیدگی نموده که نظر وی ظرف ده روز پس از ابلاغ از سوی ذی‌نفع قابل اعتراض در هیات نظارت خواهد بود. (مفاد ماده ۱۶۹ آیین‌نامه اجرای مفاد اسناد رسمی لازم‌الاجرا و طرز رسیدگی به شکایت از عملیات اجرایی مصوب ۱۳۸۷ و رای وحدت‌ رویه شماره 784 مورخ 1398/09/26 هیات‌ عمومی دیوان ‌عالی ‌کشور مطالعه گردد.)

بیشتر بخوانید: معامله معارض چیست؟ مجازات آن کدام است؟

نکات مهم در خصوص وظایف هیات نظارت

1) به دلالت تبصره الحاقی به ماده 20 قانون ثبت اسناد و املاک یکی دیگر از وظایف هیات نظارت معطوف به زمانی است که در صورتی که اعتراض (اعتراض بعد از تصویب قانون) از طرف غیرمجاور به عمل آید یا معترض مجاور با حدود تعیین شده در صورت‌مجلس تحدید حدود سند مالکیت بگیرد یا به موجب سند رسمی از اعتراض خود بدون قید و شرط صرف‌نظر کند واحد ثبتی مربوط نظر خود را در بی‌اثر بودن اعتراض به معترض ابلاغ می‌نماید. معترض می‌تواند ظرف ده روز از تاریخ ابلاغ نظر مزبور به هیات نظارت شکایت نماید. رای هیات نظارت در این مورد قطعی می‌باشد.

2) کلیه آراء صادر گردیده از سوی هیات نظارت می‌بایست مستند به مواد قانونی و مستدل باشد. مضاف بر آنکه هیات نظارت موظف است که قطعی بودن و یا نبودن رای صادره را در ذیل آن قید نماید. لازم به توضیح است که آراء قطعی صادره از هیات نظارت مستند به ماده 10 قانون دیوان عدالت اداری قابل اعتراض در دیوان عدالت اداری می‌باشد.

3) در صورتی که موضوعی در هیات نظارت مطرح گردد که در حیطه صلاحیت آن هیات نبوده باشد، موظف است که یا قرار عدم صلاحیت صادر نماید یا آنکه تصمیم به غیرقابل طرح بودن موضوع در هیات نظارت را صادر نماید.