سند عادی چیست؟ انواع آن کدام است؟

مفهوم حقوقی سند عادی

واژه سند از منظر لغوی به معنای «آنچه بدان اعتماد می‌کنند»، آمده است. در اصطلاح علم حقوق و به دلالت ماده 1258 قانون مدنی، اسناد در زمره یکی از مهم‌ترین ادله اثبات دعوا به شمار می‌آیند. سند به نوشته‌ای‌ اطلاق می‌شود که فرد در مقام اثبات دعوا یا دفاع از خود، در محکمه ارائه می‌نماید (منبعث از ماده 1284 قانون مدنی). ذکر این نکته حائز اهمیت است که وفق ماده 1286 قانون مدنی، سند بر دو نوع عادی و رسمی می‌باشد. سند رسمی به سندی گفته می‌شود که در اداره ثبت اسناد و املاک یا در نزد ماموران رسمی در حدود صلاحیت ایشان و یا در دفاتر اسناد رسمی تنظیم می‌گردد (مستفاد از ماده 1287 قانون مدنی). در ارتباط با تعریف سند عادی می‌بایست بیان گردد که در قانون مدنی تعریف مشخصی از سند عادی وجود ندارد لکن می‌توان با استنباط از ماده 1287 قانون مدنی، در تعریف سند عادی چنین بیان نمود که سند عادی، سندی است که از جانب اشخاص غیررسمی و بدون دخالت مامورین رسمی و نیز بدون رعایت قوانین، تنظیم شده و تابع تشریفات خاصی نمی‌باشد؛ مانند دفاتر و اسناد تجاری نظیر دفتر روزنامه، دفتر دارایی و ... . در مقاله حاضر که توسط گروه وکلای عدالت سرا تحریر یافته است، سعی می‌گردد به تفصیل در خصوص سند عادی و انواع آن پرداخته شود.

انواع سند عادی

بنابر موازین و مقررات قانونی موجود، در صورتی که سند توسط یکی از ماموران رسمی تنظیم شده باشد لکن آن مامور، صلاحیت تنظیم آن سند را نداشته باشد و یا آنکه مقدمات قانونی را برای تنظیم سند رعایت ننموده باشد، چنین سندی، در صورتی که دارای مهر یا امضای طرف باشد، سند عادی می‌باشد. مع‌الوصف می‌توان اینگونه بیان نمود که سندی که فاقد یکی از ارکان سند رسمی بوده اما دارای امضاء یا مهر باشد، سند عادی است (مستنبط از ماده 1293 قانون مدنی). سزاوار توجه است که یکی از ویژگی‌های سند عادی در برایر سند رسمی آن است که علی‌رغم آنکه سند عادی ویژگی‌ها و ارکان سند رسمی را ندارد، لکن علی‌الاصول دارای امضاء، مهر یا اثرانگشت می‌باشد فلذا اسنادی اعم از چک، سفته، برات، سهام شرکت‌ها و ... سند عادی محسوب می‌شوند. لازم به توضیح است که سند عادی دارای انواع بی‌شماری می‌باشد اما مهم‌ترین آنها عبارتند از:

الف) یکی از مهم‌ترین انواع سند عادی، اسناد تجاری می‌باشند. سند تجاری به سندی می‌گویند که در روابط میان تجار مورد معامله قرار می‌گیرد. فلذا اسنادی اعم از چک، سفته، برات، قبوض انبار و ... سند تجاری قلمداد می‌گردند.

ب) دفاتر تجاری که تجار وفق ماده 6 قانون تجارت، مکلف به حفظ و نگهداری آنها می‌باشند، یک سند عادی محسوب می‌شود.

ج) سندی که گواهی امضاء شده است، یک سند عادی بوده که درستی امضای آن توسط سردفتر، گواهی شده است.

د) سندی که در حکم سند لازم‌الاجرا است نیز یک سند عادی می‌باشد. اسناد عادی در حکم سند لازم‌الاجرا، به اسنادی اطلاق می‌گردد که اجرای مفاد آن بدون نیاز به اخذ رای از محکمه و با مراجعه مستقیم به واحد اجرای اداره ثبت، امکان‌پذیر می‌باشد؛ مانند چک (تعریف سند لازم‌الاجرا در بند الف ماده 1 آیین‌نامه اجرای مفاد اسناد رسمی لازم‌الاجرا و طرز رسیدگی به شکایت از عملیات اجرایی مصوب ۱۳۸۷ آمده است.).

همچنین چک‌های صادره به عهده بانک‌هایی که طبق قوانین ایران در داخل کشور دائر شده باشند یا می‌شوند و یا شعب آنها در خارج از کشور در حکم اسناد لازم‌الاجرا می‌باشند و از اسناد عادی محسوب می‌شوند. بطور کلی شرط اصلی سند عادی، امضاء آن به‌وسیله طرف است و تا نوشته‌ای امضاء نداشته باشد، دارای اعتبار نخواهد بود و سند محسوب نمی‌شود. فلذا وجود امضاء در سند، شرط لازم یک سند عادی است در نتیجه وقتی که صاحب سند نتواند اصل آن را ارائه دهد رونوشت سند نمی‌تواند هیچگونه اعتباری داشته باشد و بجای آن بکار رود.

مطلب مرتبط: اظهار انکار یا تردید نسبت به سند ابرازی چگونه است؟

نکات مهم در خصوص سند عادی

1) در فرضی که یک سند عادی در نسخه‌های متعددی تنظیم شده باشد، هر یک از نسخه‌های آن در صورتی معتبر و قابل استناد می‌باشد که امضای اصل را داشته باشد.

2) رکن اصلی و اساسی سند عادی، امضای منتسب‌الیه می‌باشد. بنابراین هر نوشته‌ای که شرایط سند رسمی را نداشته باشد اما دارای امضای منتسب‌الیه باشد یک سند عادی محسوب می‌شود.

3) سند رسمی می‌بایست دارای تشریفاتِ شکلی خاصی بوده و در فرم خاص نوشته شود در غیر این‌صورت فاقد اعتبار خواهد بود اما سند عادی تشریفات خاصی ندارد و روی کاغذ معمولی و یا هر شکل دیگری نوشته می‌شود.

4) در خصوص تنظیم اسناد عادی غیرتجاری هیچ قیدی وجود ندارد و آنها را بر روی هر کاغذی با هر اندازه‌ای و در هر زمان و مکانی می‌توان تنظیم نمود اما اسناد عادی تجاری مانند چک، سفته و ... شکلی هستند بطوری‌که فقدان هر یک از شرایط، سند را از سندیت تجاری بودن خارج می‌نماید.

5) گاهی اوقات شرایطی پیش می‌آید که سند عادی اعتبار سند رسمی را پیدا می‌نماید و این امر را قانون مدنی در حکم ماده 1291 بیان نموده است. مستند به ماده فوق‌الاشاره، سند عادی در دو مورد ذیل می‌تواند دارای اعتبار سند رسمی را باشد و درباره طرفین، وراث و قائم‌مقام آنان معتبر شناخته شود:

نخست آنکه چنان‌چه طرفی که سند بر علیه او مورد استفاده قرار گرفته است، صدور آن را تصدیق نماید.

دوم آنکه چنان‌چه در دادگاه ثابت شود که سندِ مورد استناد را طرفی که آن را تکذیب یا تردید کرده است، امضاء یا مهر نموده است.

شایان ذکر است که مقصود نظر مقنن از بکار بردن واژه تکذیب در ما‌ده 1291 قانون مدنی، همان انکار انتساب اصالت سند است اعم از آنکه از سوی امضاءکننده سند مطرح شده باشد یا از سوی دیگری. لکن منظور از تردید، دفاع فردی است که سند منتسب به او نیست اما بر علیه او‌ مورد استفاده قرار گرفته شده است چراکه هیچ فردی نمی‌تواند در خصوص امضای منتسب شده به خود، تردید کند بلکه یا باید آن را تایید نماید یا انکار.

نکته مهم آن است که مستنداً به ماده 1292 قانون مدنی در مقابل اسناد رسمی یا اسنادی که اعتبار اسناد رسمی را دارد، انکار و تردید مسموع نیست و طرف یا می‌تواند ادعای جعلیت نسبت به اسناد مزبور کند یا اثبات نماید که اسناد مزبور به جهتی از جهات قانونی از اعتبار افتاده است.

6) برابر مواد 22، 46 تا 48 قانون ثبت اسناد و املاک، با سند عادی، مالکیت اشخاص نسبت به ملک ثبت شده، ثابت نمی‌شود؛ بنابراین هر کس ادعای مالکیت ملک را دارد باید در مواعد و مهلت‌های مربوط اعتراض نماید؛ در غیر این‌صورت با توجه به ماده 24 قانون پیش‌گفته، دعوای آنان قابلیت استماع نخواهد داشت؛ لیکن در صورتی که اقدام به طرح دعوی ابطال قرارداد عادی (منشاء صدور سند مالکیت) و ابطال سند مالکیت شود، چنین دعوایی صحیح و قابل استماع است؛ اما طرح دعوای ابطال سند مالکیت به استناد سند عادی قابل پذیرش نیست.

7) در فرضی که شخصی ملکی را با سند عادی به دیگری انتقال داده و بعداً مدعی صوری بودن آن شود، این ادعا مستلزم اثبات بوده بدین صورت که فروشنده باید دادخواستی به خواسته ابطال سند عادی که مدعی صوری بودن معامله باشد به دادگاه تقدیم کند. در صورت اثبات ادعا حکم به ابطال سند عادی صادر خواهد شد در صورتی‌که مالک قبلاً به موجب سند عادی ملک را به تصرف خریدار داده باشد با حکم صادره بر ابطال سند به استناد حکم دادگاه باید دادخواستی به خواسته خلع ‌ید علیه متصرف به دادگاه صالحه بدهد و دادگاه به استناد رای سابق‌الصدور مبنی بر صوری بودن معامله، از متصرف حکم به خلع ید خواهد داد.